Инструменты автоматизации бизнеса

Владельцы небольших предприятий часто отказываются от автоматизации, предпочитая выполнять рутинные операции вручную. Что сложного в размещении рекламы, принятии заказов, организации логистики и ответах на вопросы клиентов? Ничего, если речь идет о малых объемах продаж. Как только число покупателей растет, компания сталкивается с проблемами: ошибками в работе менеджеров, недовольством клиентов, снижением скорости обслуживания. Решить их поможет автоматизация. Какие бизнес-процессы можно упростить и какие инструменты для этого использовать, расскажем далее.

Время подключать бизнес-инструменты: когда стоит задуматься об автоматизации?

Одни компании внедряют программы для управления бизнес-процессами с первых дней, другие годами работают без новых технологий. При этом практически любой бизнес выигрывает от автоматизации. Рутинные дела отнимают большую часть времени сотрудников. Освободите команду для решения более сложных задач, например, для общения с клиентами.

Какие еще признаки подскажут, что пора подключить сервисы для автоматизации бизнес-процессов?

• Трудности с поиском информации. Рукописные тетради и журналы, электронные таблицы с тысячей контактов, записи в планерах — сориентироваться в них и быстро найти нужные данные оказывается нелегко. А увольнение сотрудника может обернуться неприятностями. Например, если накопленная годами база вместе с бывшим работником окажется у конкурентов.

• Сложный продукт. Продажи в сфере недвижимости, страхования, кредитования требуют длительного взаимодействия с клиентами и контрагентами. Без четкого контроля за процессом не исключены ошибки, а планирование и анализ данных вручную оказываются трудозатратными.

• Хаос в документах и делах. Менеджеры часто ошибаются, а заявки теряются? Причиной может стать загруженность сотрудников. Исключите человеческий фактор, передав часть задач программам и сервисам. Например, формирование отчетности, договоров, рассылку счетов клиентам.

• Низкая скорость обслуживания. Чем быстрее покупатель получит ответ на вопрос, тем больше шансов продать ему продукт. Пропущенные звонки, невыполненные в срок задачи доказывают необходимость автоматизации бизнес-процессов.

Совет. Проанализируйте бизнес-процессы вашей компании — есть ли среди них регулярно повторяющиеся? Например, рассылка сообщений по электронной почте, заполнение карточек клиентов, оформление договоров и счетов. Именно эти дела — первые в очереди на автоматизацию.

Что такое автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация — это замена труда сотрудников предприятия программами, сервисами, приложениями. Она позволяет оптимизировать ресурсы компании, повысить производительность персонала и качество выполнения операций, создать надежную систему планирования и контроля.

Масштабы автоматизации зависят от целей компании. Изменения могут коснуться:

• основных бизнес-процессов — работы с клиентами, производства или продаж. Здесь главной задачей становится повышение доходности предприятия;
• оперативных процессов — делопроизводства, подготовки бухгалтерской и налоговой отчетности. Владельцы бизнеса стремятся к сокращению издержек на выполнение рутинных работ.

Важно! Не спешите с глобальным переходом на информационные технологии. Определите процессы, требующие немедленного упрощения. Например, если еженедельно приходится составлять десятки отчетов, установите программу для их автоматического оформления. По мере необходимости расширяйте масштабы автоматизации.

Инструменты для автоматизации бизнеса: какие процессы на предприятии можно упростить

Полностью заменить человека в компании невозможно. Многие процессы требуют участия «живых"сотрудников. Вряд ли кто-то захочет доверить вопросы приема на работу программе.

Однако сфера применения информационных технологий в бизнесе постепенно увеличивается. Разработчики предлагают десятки решений для предприятий — от систем бухгалтерского учета до сервисов управления продажами. Выбор подходящего программного обеспечения остается за руководством фирмы. Далее рассмотрим основные инструменты автоматизации малого бизнеса по различным направлениям, их сильные и слабые стороны.

Автоматизация продаж

Увеличение количества клиентов — это дополнительная нагрузка на менеджеров. Не ждите, пока эффективность работы отдела продаж начнет снижаться. Автоматизируйте рутинные процессы, чтобы:

• устранить человеческий фактор — информация по сделкам хранится в системе, а система оповещений не даст пропустить важные встречи и сроки заключения договоров;
• строить воронки продаж и отслеживать перемещение клиентов с одного этапа на другой;
• быстро реагировать на заявки и отвечать на вопросы целевой аудитории.

Автоматизация маркетинга

В основе современного подхода к продвижению бизнеса лежит принцип персонализации. Компании используют разнообразные средства коммуникации с клиентами: рассылки, контекстную рекламу, чат-боты, формы получения контактных данных. Проводить сбор, обработку и анализ данных вручную довольно сложно.
Использование инструментов автоматизации маркетинга обеспечивает:

• работу по нескольким каналам продвижения;
• детальную сегментацию клиентской базы;
• контроль за эффективностью выбранной стратегии.

Какие средства помогают в цифровизации маркетинговых процессов компании? Виджеты и чат-боты, системы поисковой оптимизации и аналитики, CRM (от англ. customer relationship management — управление отношениями с клиентами). Все они помогают в автоматизации рассылок и взаимодействия с клиентами на каждом этапе сделки. И это лишь небольшой список программ для малого бизнеса.

Автоматизация документооборота

Сколько документов приходится оформлять ежедневно вашим сотрудникам? Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) ускоряет как внутренние, так и внешние коммуникационные процессы в компании.
Переписка с поставщиками, клиентами, партнерами ведется в цифровом формате: программа содержит шаблоны для автоматического заполнения договоров, отчетов, счетов. Вся входящая и исходящая документация регистрируется, сохраняется в базе данных и моментально заверяется цифровой подписью.

Обеспечить автоматизацию делопроизводства в компании помогут как специализированные СЭД-программы, так и CRM-системы.

Автоматизация управления предприятием

Установка специальных программ для управления проектами и предприятием гарантируют прозрачность процессов, простую постановку задач и контроль за их выполнением. Работа ведется из одного окна, а переписка с коллегами не требует личных встреч. Доступ к проектам возможен в любое время: исполнители и руководители отслеживают статус сделки, действия менеджеров, сроки исполнения. Планировщики задач предприятия предоставляют возможность оперативной аналитики — отчеты о работе отдела или сотрудника формируются в несколько кликов.

Автоматизация склада и логистики

Ведение учета остатков, контроль за поставками требуют ответственного подхода со стороны руководства и исполнителей. Переход на автоматические системы логистики обеспечит гибкое управление потоками продукции: товары не будут залеживаться на складах, а компания сократит возможные убытки.

Цифровые решения для логистических процессов на предприятии призваны:

• прогнозировать спрос на каждую товарную позицию;
• контролировать товаропоток предприятия — поступление, списание, доставку товаров заказчику;
• обеспечивать прозрачность документооборота с помощью цифровых справочников, номенклатур, прайсов.

Надежный инструмент для автоматизации малого бизнеса — сервис SberCRM. Он поможет решить сразу несколько задач компании:

• быстро строить воронки продаж;
• отслеживать движение клиентов по этапам сделки;
• проверять контрагентов на наличие задолженностей;
• вести удобную клиентскую базу;
• вести диалог с клиентами в соцсетях, по электронной почте, мессенджерах из единого окна;
• формировать отчеты.

Начните развивать бизнес уже сегодня со SberCRM. Подключите тариф «Расширенный» и не платите за его использование до 31 декабря 2022 года.