Что такое электронный документооборот (ЭДО) в CRM

Электронный документооборот (ЭДО) — это система, позволяющая с помощью специальных программных решений создавать, обмениваться, подписывать и хранить документы в цифровом виде. ЭДО устраняет необходимость в бумажных носителях и физической передаче документов, обеспечивая мгновенную передачу информации через интернет. Принципы работы ЭДО основываются на нескольких ключевых этапах.

Основными участниками процесса ЭДО являются:

Снижение затрат и повышение эффективности. Переход на электронный документооборот помогает компаниям сократить расходы на бумагу, печать и доставку документов. Электронные документы легко отправляются по электронной почте или через специализированные платформы, что исключает необходимость в физической доставке и хранении бумажных носителей. Это не только экономит средства, но и значительно ускоряет процессы.

Быстрое согласование и подписание. Одним из главных преимуществ ЭДО является возможность быстрого согласования и подписания документов. В традиционной системе часто возникают задержки из-за необходимости физического подписания документов руководителями и/или отправки их по почте или нарочным. В ЭДО этот процесс ускоряется благодаря автоматизации ключевых этапов — от подготовки документов на согласование и получения уведомлений об их готовности до возможности подписания в электронном виде и передачи посредством защищенных каналов. Такая автоматизация сокращает время, необходимое для подготовки, утверждения и подписания документов, и позволяет сократить зависимость от физических подписей и бумажной работы.

Безопасность и доступность данных. Системы ЭДО предлагают высокий уровень защиты данных с помощью криптографических технологий, электронных подписей и других средств. Важно также, что документы можно легко хранить в цифровом виде с возможностью быстрого доступа и восстановления в любой момент. Это делает работу с документами более гибкой и удобной.

Соответствие законодательству. Многие отрасли имеют строгие требования к хранению документов. Использование ЭДО позволяет компаниям соблюсти все нормы законодательства в части хранения и передачи отчётных документов. ЭДО также облегчает процесс подачи отчетности и сокращает риски ошибок и недочётов при взаимодействии с контролирующими органами.

SberCRM — это инструмент, который помогает компаниям эффективно управлять своими документами и бизнес-процессами в рамках одного удобного интерфейса. Интеграция SberCRM с системами ЭДО позволяет автоматизировать процессы документооборота, улучшить взаимодействие с контрагентами и значительно повысить скорость обработки документов.

Хранение и доступ к документам. В SberCRM все документы централизованно хранятся в едином хранилище, что позволяет сотрудникам компании иметь быстрый доступ к нужной информации. Это устраняет проблемы с поиском бумажных носителей и обеспечивает быстрый обмен данными между отделами и с внешними партнерами. Система предлагает удобные фильтры и инструменты для поиска, что делает работу с документами более эффективной.

Создание и автоматизация процессов. SberCRM предоставляет возможности для автоматизации ряда процессов, включая создание шаблонов документов, их согласование и отправку. Это значительно ускоряет процесс подготовки документов, а также сокращает вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором. Автоматизация процессов позволяет компаниям работать более слаженно и оперативно.

Интеграция с системой Контур.Диадок. Одним из важнейших инструментов для обмена документами является система Контур. Диадок, которая позволяет отправлять и получать электронные документы (например, счета-фактуры, акты выполненных работ) внутри компании и при взаимодействии с внешними контрагентами. Интеграция SberCRM с Контур. Диадок позволяет ещё более эффективно управлять документооборотом и сократить время на выполнение задач. Согласование можно проводить прямо внутри CRM, и здесь же ставить подписи. Прямой обмен документами через эту систему упрощает процесс подтверждения сделок, повышая уровень прозрачности и скорости в отношениях с партнерами. Все данные и реквизиты контрагентов можно сохранить сразу и затем не вводить их вручную снова.

Электронный документооборот (ЭДО) — это не только современная альтернатива бумажному документообороту, но и важный инструмент для повышения эффективности, безопасности и прозрачности в бизнес-процессах. Внедрение ЭДО в компании позволяет значительно сократить затраты, ускорить обмен документами и обеспечить соответствие законодательным требованиям. Интеграция SberCRM с Контур. Диадок позволяет автоматизировать документооборот и повысить управляемость всех процессов в организации. Использование этих технологий даёт компаниям значительные преимущества и способствует их успешной адаптации к условиям цифровой экономики.