Блог
2025-03-26 11:31 Продажи

Как автоматизировать процесс обработки заявок в CRM-системе

Любой бизнес сталкивается с потоком заявок от клиентов. Это неизбежно, если вы что-то продаёте или предлагаете услуги. Но как не потерять ни одного обращения? Как превратить запросы в реальную прибыль? Ответ прост: нужна чёткая система управления. Без неё менеджеры тонут в загруженности, а клиенты уходят к конкурентам. Представьте ситуацию: покупатель оставил заявку на сайте, но никто с ним не связался. Или ответ пришёл через три дня, когда он уже купил у другого продавца. Такие ошибки дорого обходятся. CRM-системы созданы, чтобы исключить подобные сбои. Они собирают все обращения в одном месте, ускоряют работу и помогают не упустить ни одной возможности. Давайте разберём, как это устроено и почему без автоматизации в 2025 году уже не обойтись.

Что такое обработка заявок в CRM и зачем она нужна?

Обработка заявок в CRM1 — это полный контроль над обращениями, которые поступают в компанию. Речь не только о записи данных, но и о сопровождении клиента от первого контакта до сделки. Система объединяет всё: звонки, письма, сообщения из мессенджеров, запросы с сайта. Без неё сотрудники вынуждены переключаться между кучей вкладок и приложений, теряя время и нервы. А с CRM заявка и вся информация по ней доступны в пару кликов.
Почему это важно? Потому что упущенные лиды — это упущенные деньги. Каждый запрос, оставленный без внимания, снижает шансы на продажу. CRM фиксирует детали взаимодействия: кто обратился, что спросил, как отреагировали. Например, клиент заказал обратный звонок. Программа сохраняет его контакты, ставит задачу менеджеру, а руководитель видит, сколько времени ушло на отклик. В итоге бизнес реагирует быстро, клиенты остаются довольны, а продажи растут. Если заявок десятки или сотни в день, без системы хаос неизбежен. Она становится вашим цифровым помощником, который держит всё под контролем.

Основные этапы обработки заявки в CRM

Как работает процесс обработки заявок? Он делится на несколько шагов, каждый из которых важен для успеха. Всё начинается с фиксации. Клиент заполняет форму на сайте, звонит или пишет в чат. CRM тут же создаёт карточку с его данными: имя, номер телефона, суть вопроса. Это отправная точка. Затем система распределяет задачу. Она может сама выбрать менеджера, учитывая его занятость или регион, либо оставить это на усмотрение руководителя.
Дальше начинается активная работа. Менеджер связывается с клиентом, уточняет детали, обновляет статус заявки: «В обработке», «Ждёт подтверждения», «Сделка на подходе». Программа напоминает о сроках, интегрируется с телефонией и электронной почтой: звонки записываются, письма отправляются прямо из интерфейса. Клиенту тоже не приходится гадать — он получает сообщение: «Ваша заявка в работе». Завершающий этап зависит от результата: сделка закрывается или контакт сохраняется для будущих продаж.
Вот как это выглядит в упрощённом виде:
  1. Фиксация: запрос регистрируется из любого источника.
  2. Распределение: задача уходит к нужному сотруднику.
  3. Обработка: уточняются детали, статусы меняются.
  4. Завершение: сделка фиксируется или контакт архивируется.
Каждый шаг прозрачен. Потерять лид становится почти невозможно.

Автоматизация обработки заявок: ключевые инструменты

Автоматизация — это способ снять рутину с плеч менеджеров и ускорить работу. CRM справляется с задачами, которые человек выполняет медленно или с ошибками. Например, автоматическое распределение заявок. Новый запрос пришёл? Система мгновенно отправляет его свободному сотруднику. Нагрузка распределяется равномерно, никто не перегружен. Ещё один полезный инструмент — воронки продаж. Они сами двигают заявку по этапам: от «Нового лида» до «Оплата получена». Настроил один раз — и процесс идёт без вмешательства.
А как насчёт общения с клиентами? Тут выручают чат-боты. Они могут ответить на простые вопросы формата «Когда доставят заказ?». Если случай сложный, бот передаст заявку человеку. Автоматические уведомления тоже играют роль. Клиенту приятно знать, что его запрос не забыли, — письмо или сообщение в мессенджер подтверждает: «Мы занимаемся вашим вопросом».
Но главное — аналитика. CRM показывает, сколько времени тратится на каждую заявку, какие этапы тормозят процесс. Это помогает найти слабые места и исправить их. Ошибок меньше, эффективность выше. Автоматизация не просто экономит часы, она делает бизнес конкурентоспособным.

SberCRM — эффективное решение для обработки заявок

SberCRM выделяется среди других систем своей простотой. При этом она подходит для бизнеса любого размера. Заявки с сайта, звонков, соцсетей сразу оказываются в программе. Распределение задач происходит автоматически: система анализирует загрузку менеджеров и выбирает подходящего. Это ускоряет отклик. Интеграция с каналами связи впечатляет: звонить, писать в мессенджерах или отправлять электронные письма можно не выходя из интерфейса, не совершая никаких лишних действий.
Аналитика в SberCRM — это отдельный плюс. Ответы на распространённые вопросы находятся в отчётах. Руководитель видит всё в реальном времени. Сценарии автоматизации гибкие. Для интернет-магазина можно настроить уведомления о статусе доставки, а для B2B2 — напоминания о встречах с партнерами.
Пример из практики: фармацевтическая компания «ПанБио Фарм» (PBF) внедрила SberCRM, чтобы справиться с проблемами в обработке заявок. У компании более 270 сотрудников в 70 городах России, и старая CRM не обеспечивала нужной скорости и мобильности. После перехода на SberCRM все обращения начали фиксироваться автоматически, а время обработки запросов сократилось в 20 раз. Система объединила работу медпредставителей, менеджеров и аналитиков: теперь маршруты планируются в приложении, материалы для презентаций доступны в один клик, а отчёты формируются мгновенно. Это позволило компании повысить эффективность продаж и укрепить позиции на рынке. SberCRM — это надёжный инструмент для тех, кто хочет порядка и скорости в работе с клиентами.

Преимущества использования CRM перед ручным управлением

Сравним CRM с ручным подходом. Без системы менеджеры записывают заявки в блокноты или таблицы — это долго и ненадёжно. CRM исключает человеческий фактор: она сама сохраняет данные, ставит напоминания, отслеживает прогресс. Ручной метод может работать в маленькой компании с пятью заявками в день, но при росте бизнеса он рушится.
Ещё одно преимущество — скорость. С помощью CRM ответ клиенту уходит за минуты, а не часы. Плюс аналитика: вручную не посчитать, сколько лидов теряется из-за медленных откликов — система сделает это за вас. И масштабируемость: добавились новые каналы или сотрудники — CRM подстроится под изменения.
Обработка заявок в CRM — это не просто удобный инструмент, а стратегический шаг для роста бизнеса. Без системы вы теряете время, клиентов и деньги. С ней — получаете порядок, скорость и контроль. Хотите результат? Выбирайте CRM с полной интеграцией каналов связи и гибкими настройками. SberCRM — один из лучших вариантов. Она помогает работать чётко, эффективно и с ориентацией на клиента.
Внедрение CRM в 2025 году — это не опция, а стандарт. Компании, которые держатся за старые методы, отстают. Автоматизируйте процессы сегодня, и завтра ваш бизнес выйдет на новый уровень. Начните с малого: протестируйте систему и убедитесь, как она меняет игру. Прибыль не заставит себя ждать.
1 CRM — Customer Relationship Management — Система управления взаимоотношениями с клиентами
2 B2B (Business-to-Business) — это бизнес-модель, в которой одна компания продаёт товар или услугу другой, а не конечному потребителю