Система управления проектами

Во всем нужна система, проектный менеджмент — не исключение. Система управления проектами поможет масштабировать бизнес, организовать синхронную работу команды и упорядочить процессы в компании. В статье расскажем про этапы подключения и принципы работы корпоративных систем управления.

Что такое корпоративная система управления проектами

Корпоративная система управления проектами (КСУП) — набор инструментов и методов для эффективного управления организацией. Это не отдельная автономная система, а часть единого организма компании. Она включает структуру описания проектов; процедуры планирования и контроля исполнения работы; организацию управления проектами; единые методики, шаблоны документов, формы отчетности; информационную систему; квалифицированный персонал.

КСУП позволяет быстро собирать данные: кто работает над проектом, сколько времени занимает процесс, какие результаты достигнуты. На основе собранной информации легко сформировать отчёт и оценить эффективность проекта. Корпоративная система управления решает целый комплекс задач. Например, запуск нового продукта или внедрение бизнес-процесса, контроль за персоналом, прогноз результатов и т. д. Под приоритетную задачу выбирают оптимальную систему.

Внедрение корпоративной системы управления проектами

План по внедрению системы управления проектами начинается с изучения и анализа ситуации на старте. И продолжается постоянным развитием и поддержкой системы после запуска. Можно выделить 7 этапов внедрения КСУП.

1. Этап исследования. Изучение имеющихся документов, встречи с владельцами и ключевыми сотрудниками, полный аудит текущих проектов.

2. Этап разработки. Создание и защита концепции КСУП. Разработка, согласование и утверждение общих положений работы, шаблонов документов и инструкций для основных процессов.

3. Внедрение информационной системы (ИСУП). Важный этап для автоматизации работы. Создание единого информационного пространства для всех участников проектной деятельности — выбор программ, лицензий, облачных технологий.

4. Этап обучения. Обучение участников проекта: методологии работы, технологии управления, работе с ИСУП. Контроль полученных знаний.

5. Этап тестирования. Пробный запуск системы в эксплуатацию. Если есть возможность, сделать пилотный проект и обкатать на нем систему.

6. Запуск КСУП. После успешного измеримого тестирования, проводится полный запуск системы в работу.

7. Поддержка и развитие системы. Структурирование, отслеживание процессов, менеджмент персонала и т. д.

Система управления бизнес-проектами в действии

У всех сотрудников компании разный уровень компетенций. Внедрение проектного управления позволяет сократить этот разрыв и упростить для людей совместную работу. КСУП формирует единый подход к управлению, единую терминологию, общее информационное пространство. Это повышает эффективность коммуникации команды, дает применять общий опыт для избежания ошибок в управлении проектами.

Второй важный момент — выстраивание общей картины деятельности компании. Общую картинку можно не заметить за деталями, повседневными задачами и привычными зонами ответственности. Это мешает взаимодействовать структурам компании и тормозит совместную работу проектов. Например, возникают проблемы с распределением ресурсов, формированием консолидированной отчетности, контролем за реализацией задач. Система управления проектами помогает видеть полную картину и грамотно выстраивать рабочие процессы.

Эффективная система бизнес-планирования и управления проектами

Эффективная КСУП позволяет контролировать ход всех проектов, грамотно использовать ресурсы и внедрять в проектный менеджмент элементы стратегических целей компании. Выявляются отклонения проектов от запланированных бюджетов, целей и сроков выполнения. Подразделения компании эффективно взаимодействуют друг с другом. Оперативно создается прозрачная отчетность.

Благодаря внедрению КСУП формируется база знаний команды. Опыт менеджера проекта не пропадает даром, а начинает приносить пользу компании. Корпоративная система управления способствует накоплению и систематизации опыта проектной деятельности, чтобы избегать повторных ошибок и прокачивать процессы.

Управление проектом с помощью внедрения CRM-системы

Реализация КСУП на практике часто приводит к внедрению в работу CRM-системы. CRM-cистема (Customer Relationship Management) — это система управления отношениями с клиентами. Она упрощает создание единого информационного пространства для коммуникации и выполнения задач. А также позволяет фиксировать рабочий процесс и контролировать персонал. Для отраслевых компаний в сферах оптовой торговли и клиентского сервиса подойдет SberCRM — современная и гибкая система для контроля бизнес-процессов компании. До конца 2022 года можно бесплатно воспользоваться базовым тарифом SberCRM.