Управление транспортом и грузопотоками — сложный процесс, требующий системной работы и контроля. Упростить работу логистической компании позволят современные CRM-системы. Об особенностях выбора такого программного обеспечения расскажем далее.
Зачем нужны CRM-системы в логистике
Работа транспортных компаний связана с увеличенными объемами документооборота. Сведения о клиентах, партнерах сотрудниках, заказах и маршрутах требуют систематизации. Однако достичь этого без современных систем автоматизированного управления предприятием сложно. В результате возникают проблемы с логистикой, нарушением сроков и потери потенциальных потребителей.
Решением большинства организационных трудностей компаний по перевозке грузов станет CRM-система для логистики (от англ. customer relationship management — управление взаимоотношениями с клиентами). Она позволяет:
Обобщать информацию. Хранить данные о работе компании необходимо в одной базе. На практике сведения о грузопотоках и клиентах вносятся в бумажные журналы, а иногда — держатся в голове менеджеров. В результате повышается риск ошибок, дублирования информации или потеря необходимых данных. CRM обрабатывают все поступающие сведения и систематизируют их. При этом для доступа к базе достаточно открыть карточку клиента и проследить всю историю заказов и взаимодействия.
Сокращать время на обработку заказа. Сколько часов уйдет у менеджера, чтобы найти сведения о компании или частном лице в электронных таблицах? CRM-система позволит создать или найти заказ всего за пару кликов. А готовые шаблоны избавят от необходимости их повторной разработки для каждой заявки.
Минимизировать ошибки. Серьезных трудностей в работе менеджеров обычно удаётся избежать. Но от небольших ошибок не застраховано ни одно транспортное предприятие. Предотвратить погрешности можно с помощью CRM-системы: она укажет на ошибки, не даст создать повторный документ или ускорит поиск необходимых заявок. Человеческий фактор практически исключен: большую часть рутинных задач выполняет программа, в то время, как менеджеры решают проблемные вопросы клиентов.
Оптимизировать штат. CRM позволяет сократить число работников за счет автоматизации многих логистических операций.
Упорядочить работу персонала. Когда задачи не четко распределены между сотрудниками, возникают сложности в их выполнении. Решить эту проблему легко с CRM-системой: устанавливайте круг вопросов для каждого менеджера, разделяйте полномочия, назначайте ответственных по заказам. А ограничения доступа защитят от утечки информации и обеспечат непрерывность работы подразделений.
Обеспечить прозрачность поставок и усилить контроль. Заказы в системе CRM для грузоперевозок состоят из нескольких этапов: от обращения клиента до доставки ему оплаченных заказов. Руководитель отслеживает не только результаты работы компании в целом, но и деятельность каждого менеджера. Так можно оперативно выявлять слабые места, устранять проблемы и контролировать нагрузку на персонал.
На что обратить внимание при выборе CRM-системы для грузоперевозок
При выборе программы для логистической компании стоит обратить внимание на её функционал. Он должен быть достаточным для решения основных задач фирмы:
контроля поставок,
обработки заявок,
управления грузовыми потоками и другими процессами.
Сегодня на рынке представлено большое количество CRM-систем: как универсальных, так и специализированных для грузоперевозок. Не спешите приобретать дорогостоящее программное обеспечение. Проанализируйте возможности сервисов: вероятно, для нужд вашей компании подойдёт и бесплатный вариант.
В числе базовых функций программ по управлению коммуникациями с клиентами:
Интеграция с рабочим ПО. Все сведения, расчеты, факты оплаты должны сразу отражаться в отчетной документации компании. Поэтому выбирайте системы, которые позволяют автоматически перегружать данные в программы бухучета и другие используемые сервисы.
Доступность. Интерфейс CRM должен быть понятен для большинства сотрудников: система для грузоперевозок ориентирована на специалиста со средними знаниями в области информационных технологий. Сложные в управлении и освоении сервисы потребуют дополнительной работы с персоналом, обучения коллектива.
Удобная база поставщиков. Собирайте контакты в одном месте и работайте с карточками клиентов. Вся информация будет под рукой!
Наглядная аналитика. Возможность автоматически формировать отчеты — одно из главных преимуществ CRM-систем. Для оценки эффективности работы подразделения или сотрудника руководителю достаточно одного клика: сервис подготовит информацию и представит её в виде схем, графиков и таблиц.
Многоканальность. Транспортные компании получают заявки сразу из нескольких источников: с сайта, по телефону и электронной почте, в мессенджерах и социальных сетях. Чтобы исключить путаницу в обращениях клиентов, CRM должна объединять данные из любых каналов связи. Не важно, звонит человек в службу поддержки или пишет в форму обратной связи: система автоматически находит личную карточку и открывает её. Таким образом, менеджер сразу видит всю историю взаимодействия с клиентом.
Указанными достоинствами обладает сервис SberCRM. Весь процесс управления сделками разделен на этапы, а управление грузопотоками становится упорядоченным и простым. Программа не требует установки на компьютер, а для ознакомления выбирайте базовый функционал — он доступен бесплатно.