Как повысить продуктивность сотрудников

Продуктивность сотрудников (или производительность труда) демонстрирует результативность их работы. Это одна из важнейших метрик в любом бизнесе. Чем больше задач успевают выполнять сотрудники, тем больше прибыли их деятельность принесет компании. Какие существуют эффективные способы увеличения продуктивности работы сотрудников предприятия? Разбираемся в статье.­

На что влияет продуктивность работы сотрудников

Отслеживать эффективности работы сотрудников очень важно сразу по нескольким причинам:
1. Для формирования мотивации в команде. Предприниматель может поощрять наиболее продуктивных и эффективных сотрудников компании для придания большей мотивации остальному персоналу. Контроль позволяет также своевременно принимать меры по увеличению слаженности и повышению качества взаимодействий всего коллектива в целом.
2. Для увеличения продаж. Контроль эффективности работы, например отдела продаж, влияет на доходы компании. Чем продуктивнее работают менеджеры и чем правильнее подбирает мотивацию руководитель отдела продаж, тем больше заказов будет получать бизнес.
3. Для сокращения издержек. Неэффективная работа сотрудников может приводить к тому, что работа над проектом, который можно завершить за несколько часов, будет растягиваться на несколько дней или даже недель. Это сказывается на работе самой организации, поскольку временной ресурс сотрудников расходуется нерационально.

Как оценивается продуктивность работы сотрудников

Одним из традиционных способов оценки эффективности работы персонала во многих компаниях до сих пор остается ручной учет распределенных между сотрудниками задач, а также контроль своевременного исполнения поручений. Такой подход требует много времени и может быть подвержен ошибкам, что снижает его качество.

В некоторых случаях предприниматели используют электронные таблицы, которые автоматизируют процессы и делают данные более наглядными. Однако этот метод также имеет свои недостатки, такие как трудности с масштабированием и ограниченная интеграция с другими системами.

Современные и комплексные системы для учета и оценки работы сотрудников — это CRM-системы (от англ. customer relationship management, управление отношениями с клиентами). Эти сервисы автоматизируют различные бизнес-процессы, помогая организовать и отслеживать взаимодействия как с клиентами, так и внутри компании.

Хорошие CRM-системы позволяют отслеживать продуктивность как отдельных сотрудников, так и целых отделов. Например, с помощью сервисов, таких как SberCRM, предприниматели могут назначать задачи сотрудникам, контролировать их выполнение и отслеживать время, затраченное на выполнение задач.

Интеграция SberCRM с сервисами IP-телефонии помогает точнее отслеживать работу отдела продаж и каждого менеджера. Функционал системы позволяет видеть количество звонков, их длительность, время отдыха менеджера и оценивать результативность звонков.

Кроме того, для оценки работы сотрудников активно применяются KPI (key performance indicators, ключевые показатели эффективности) и OKR (Objectives and Key Results, цели и ключевые результаты) — инструменты, которые позволяют ставить четкие измеримые цели и отслеживать их выполнение. Эти метрики могут быть настроены для различных отделов: продажи, производство, маркетинг. Например, в отделе продаж могут оценивать количество звонков и сделок, в маркетинге — число привлеченных клиентов, а в производстве — выполнение планов по производительности или снижению брака.

Неотъемлемой частью современных CRM-систем является автоматизация отчетности. Это упрощает процесс сбора и анализа данных и помогает руководителям оперативно получать актуальную информацию для принятия решений.

Факторы, влияющие на продуктивность труда

Эффективность труда сотрудников напрямую зависит от множества факторов, которые можно разделить на внешние и внутренние.

Внешние факторы:
Условия труда — это физическая среда, в которой работает сотрудник. К этим условиям относятся освещение, температура, уровень шума, качество воздуха, а также состояние оборудования и рабочего места. Комфортные условия труда повышают продуктивность, так как сотрудник чувствует себя более комфортно и меньше отвлекается на внешние раздражители.
Организация процессов — включает в себя распределение задач, определение сроков, наличие четкой и понятной структуры работы. Оптимизированные бизнес-процессы помогают сотрудникам быстрее справляться с задачами, улучшая общий рабочий процесс. Плохая организация может привести к дублированию усилий, путанице и задержкам.

Внутренние факторы:
Уровень квалификации — это знание и умения сотрудника, его способность справляться с поставленными задачами. Чем выше квалификация, тем быстрее и качественнее сотрудник выполняет работу. Инвестиции в обучение сотрудников и повышение их квалификации напрямую влияют на увеличение производительности труда.

Корпоративная культура и психологический климат — наличие позитивной корпоративной культуры и хороших взаимоотношений в коллективе способствует повышению вовлеченности сотрудников в работу. Если в компании царит доверие, поддержка и уважение, сотрудники чувствуют себя более мотивированными и готовы работать на результат. Напротив, плохой психологический климат и напряженные отношения могут приводить к стрессу, выгоранию и снижению продуктивности.

Как повысить эффективность сотрудников

Можно использовать несколько методов и инструментов:

• Поощрения и система мотивации. Внедрение в деятельности компании CRM-систем позволяет наиболее точно и объективно оценивать эффективность работы сотрудников. Для повышения продуктивности неэффективных работников в компании предпринимателю или менеджерам по персоналу стоит поработать с системой мотивации. Для отдела продаж чаще всего используется система «оклад + процент с продаж».

Финансовая мотивация — эффективный инструмент повышения продуктивности. В других отделах компании также можно внедрять различные системы поощрений, привязанные к выполнению и перевыполнению планов KPI.

• Обучение сотрудников. Одна из лучших инвестиций в бизнесе — инвестиции в своих сотрудников. Затраты на обучение, на прохождение различных тренингов, на курсы повышения квалификации, на наставников для команды с лихвой окупаются в среднесрочной и долгосрочной перспективе. Более квалифицированные сотрудники зачастую не просто демонстрируют высокую продуктивность, но и помогают в развитии всей компании, дают бизнесу определенные конкурентные преимущества.
• Постановка конкретных целей и задач. Конкретизированные долгосрочные и среднесрочные планы, а также постановка целей на день способны сформировать у сотрудников дисциплину, которая нужна для высокой продуктивности персонала.
• Обозначение сроков. Установка сроков эффективно работает для формирования внутренней мотивации у сотрудников. Согласно наблюдениям одного профессора, исполнение задачи обычно требует столько времени, сколько на нее будет выделено. Если руководитель ставит перед подчиненным задачу создания новой презентации для клиентов до конца недели, эта задача будет выполнена именно в конце недели. В данном случае помогает жесткое регулирование сроков и разбивка больших проектов на подзадачи и этапы.
• Гибкий график и удаленная работа. В условиях современного мира гибкость в рабочих часах и возможность удаленной работы становятся важными инструментами. Работая в удобное для себя время и месте, сотрудники часто чувствуют меньший стресс и могут сосредоточиться на работе. Внедрение гибкого графика помогает организовать рабочий процесс таким образом, чтобы сотрудник мог работать в наиболее продуктивные часы.
• Внедрение инструментов для командного взаимодействия. Для повышения эффективности важно использовать современные инструменты для командного взаимодействия, такие как мессенджеры, системы для управления проектами, видеоконференции и другие. Эти инструменты позволяют улучшить коммуникацию внутри коллектива, сократить время на обсуждения и ускорить принятие решений.
• Распределение нагрузки по сильным сторонам сотрудников. Эффективность работы можно значительно повысить, если правильно распределить задачи между сотрудниками с учетом их сильных сторон и компетенций. Например, если один сотрудник лучше всего справляется с аналитикой, а другой — с креативными задачами, то разумное распределение задач между ними позволит не только повысить производительность, но и удовлетворенность сотрудников их работой.

Методы поддержания работоспособности персонала

Поддержание высокой работоспособности сотрудников — это не только вопрос повышения продуктивности, но и забота о здоровье и психологическом состоянии команды. Для этого важно внедрять методы, способствующие восстановлению сил и предотвращению выгорания.

1. Регулярные перерывы и микропаузу. Краткие перерывы, например, микропаузу в 5-10 минут, следует делать каждые 45-60 минут работы. Это помогает снизить усталость, улучшить концентрацию и снизить уровень стресса. Простые действия, такие как легкая разминка или отдых для глаз, могут существенно повысить эффективность в течение дня.
2. Профилактика выгорания. Выгорание — это серьезная проблема, которая снижает мотивацию и производительность. Для предотвращения выгорания важно не только контролировать рабочую нагрузку, но и поддерживать психологический климат в коллективе. Регулярное обучение сотрудников стрессоустойчивости, наличие времени для общения и поддержки со стороны коллег и руководства помогает снизить риск выгорания. Важно организовать систему, в которой сотрудники могут сообщить о перегрузках или эмоциональном истощении.
3. Баланс между нагрузкой и отдыхом. Для долгосрочной продуктивности необходимо сбалансировать рабочие часы с периодами отдыха. Это включает в себя не только регулярные перерывы, но и возможность сотрудникам выходить в отпуск и работать по гибкому графику. Поддержка такого баланса улучшает психоэмоциональное состояние сотрудников и снижает усталость, что напрямую влияет на качество работы.

Оптимизация труда и рабочих процессов

Для сотрудников важно оптимизировать рабочие процессы, устраняя дублирующиеся задачи, автоматизируя рутинные операции и улучшая коммуникацию.

• Устранение дублирующихся задач. Часто одни и те же задачи выполняются разными сотрудниками, что увеличивает время и ресурсы. Важно четко распределять обязанности и регулярно пересматривать процессы, чтобы исключить дублирование.
• Автоматизация процессов. Внедрение автоматизированных систем для обработки данных, отчетности и управления проектами помогает сократить рутинные задачи и снизить вероятность ошибок, освобождая сотрудников для более важных задач.
• Оптимизация коммуникаций. Эффективная коммуникация между сотрудниками и отделами, использование мессенджеров и систем управления проектами помогает ускорить обмен информацией, снизить количество ошибок и улучшить продуктивность.

Обучение и развитие как путь к повышению производительности

Обучение и развитие сотрудников — это ключевой фактор улучшения их продуктивности. Чем более квалифицированные и мотивированные сотрудники, тем эффективнее они работают. Основные элементы, способствующие росту производительности:

• Внутренняя база знаний. Создание и поддержка базы знаний внутри компании помогает сотрудникам быстро находить нужную информацию, что значительно сокращает время на выполнение задач. Это могут быть как онлайн-ресурсы с инструкциями и документами, так и регулярные тренинги и курсы повышения квалификации.
• Наставничество. Программа наставничества ускоряет адаптацию новых сотрудников и помогает им освоить рабочие процессы. Опытные коллеги делятся своими знаниями и опытом, что способствует быстрому росту команды и повышению ее эффективности.
• Обмен опытом между отделами. Внедрение культуры обмена опытом позволяет командам из разных отделов делиться лучшими практиками и решать задачи более эффективно. Совместные тренинги и встречи для обмена опытом помогают внедрить новые подходы и улучшить рабочие процессы.

CRM и повышение продуктивности

CRM-системы, такие как SberCRM, существенно способствуют улучшению продуктивности сотрудников, обеспечивая автоматизацию процессов, управление задачами и точную оценку результатов работы.

1. Контроль задач и сроков. CRM позволяет точно распределять задачи, устанавливать сроки и отслеживать их выполнение. Это снижает вероятность задержек, повышает дисциплину и помогает оперативно решать возникающие проблемы. Руководители могут видеть прогресс сотрудников в реальном времени и быстро принимать меры.
2. Мониторинг KPI. С помощью CRM можно настроить ключевые показатели эффективности (KPI), чтобы отслеживать важнейшие метрики, такие как количество сделанных звонков, закрытых сделок, качество обслуживания клиентов и соблюдение сроков. Это помогает мотивировать сотрудников, улучшать их результаты и своевременно выявлять слабые места в работе.
3. Интеграции для анализа эффективности. Интеграция CRM с другими сервисами, такими как IP-телефония¹, аналитика и email-маркетинг, позволяет получить полную картину работы сотрудников. Например, можно отслеживать количество и длительность звонков, а также их результативность, что важно для оценки работы отдела продаж и других команд.
4. Управление командным взаимодействием. CRM-системы предлагают инструменты для улучшения внутренней коммуникации, такие как чаты, уведомления и общие календари. Это ускоряет обмен информацией, снижает вероятность ошибок и помогает улучшить координацию работы между отделами.
5. Автоматизация отчетности. В CRM-системах встроены инструменты для автоматической генерации отчетов по ключевым показателям, что значительно упрощает процесс сбора данных и анализ результатов. Руководители получают актуальную информацию для принятия оперативных решений без необходимости тратить время на ручной сбор отчетов.

Заключение

Рост продуктивности сотрудников — это многогранный процесс, который требует комплексного подхода. Это не только работа с мотивацией и системой поощрений, но и оптимизация рабочих процессов, внедрение технологий и обучение персонала. Современные инструменты, такие как CRM-системы, позволяют автоматизировать рутинные задачи, отслеживать эффективность сотрудников и улучшать коммуникацию между командами, что в итоге повышает общую продуктивность компании. Работа с мотивацией, создание удобных условий труда и постоянное развитие сотрудников — вот ключевые элементы, которые способствуют успешному росту производительности и долгосрочному успеху бизнеса.

__________
¹ IP-телефония — система передачи голосовой связи через интернет, что позволяет сэкономить на телефонии и интегрировать звонки с другими сервисами.