Как сделать CRM-систему безопасной

CRM (customer relationship management, система управления отношениями с клиентами) хранит данные о ваших клиентах, внутреннюю документацию вашей компании, информацию о сотрудниках и бизнес-процессах организации. Поэтому так важно выбрать защищенную CRM-систему и соблюдать правила безопасности CRM.

Почему важна безопасность CRM

В CRM хранятся данные о ваших взаимодействиях с клиентами, сама клиентская база, записи разговоров, контакты потенциальных клиентов, которые вы получили через формы обратной связи или лид-магниты.

Часто в CRM можно найти внутреннюю документацию компании, поскольку через подобные инструменты очень удобно реализовывать и автоматизировать документооборот на предприятии, чем многие компании пользуются.

Также можно найти данные о сотрудниках, их переписки, их контактные данные. Это может привлечь мошенников, которые захотят получить доступ к вашей учетной записи в CRM. Например, чтобы продать данные конкурентам.

Надежная и безопасная CRM-система может спасти предпринимателю бизнес. Есть случаи, когда руководитель отдела продаж или кто-то из сотрудников просто выгружали клиентскую базу на внешние носители, а в CRM все эти данные удаляли.

Далее такой сотрудник мог уйти из компании и открыть свое дело, работая с уже готовой и сформированной клиентской базой, которая доверяет конкретно этому человеку. Предприниматель в этом случае оставался вообще без клиентской базы и выстраивать её приходилось с нуля.

Кроме того, утечка персональных данных клиентов из базы компании является нарушением ФЗ-152 «О персональных данных». В этом случае для бизнеса предусмотрены серьезные штрафы.

Поэтому крайне важно подобрать надежную и хорошо защищенную CRM-систему, а также соблюдать меры предосторожности и безопасности, чтобы доступы к системе не попали в чужие руки либо. Например, чтобы никто из сотрудников не мог незаметно воспользоваться ценными для компании сведениями.

Выбор безопасной CRM

К выбору CRM-сервиса следует подойти со всей долей ответственности. Сервис должен быть надежным, хорошо защищенным от наиболее частых угроз извне. К таким угрозам можно отнести, например, взлом баз данных сервиса через уязвимости, беспрепятственный подбор паролей.

Хорошие CRM также обладают собственными инструментами защиты, например, антивирусами. Это нужно для случаев, когда кто-то из сотрудников по неосторожности установил на компьютер вредоносное программное обеспечение, которое нацелено на поиск и сбор ценных данных в конкретных CRM.

И на этот же случай CRM-сервис должен защищать предпринимателя и от самих сотрудников, хотя звучать это может очень грубо. Никто из вашей команды, вероятно, и не захочет вредить деятельности компании. Но бывают случаи, когда сотрудник переходит на сайт CRM по ссылке из фишингового письма и попадает на подменный сайт, оформленный так же, как ваша CRM. Далее вводит логин и пароль от своего аккаунта и эти данные уходят злоумышленникам.

В данном случае должна быть доступна возможность построения ограничения ролей внутри самой CRM. Например, никто из сотрудников не сможет удалять данные из CRM. Или же никто из менеджеров по продажам не сможет получить доступ ко всей клиентской базе, а лишь к тем контактам, с которыми человек непосредственно взаимодействует.

Как обеспечить безопасность CRM-системы

Существует несколько способов обеспечения безопасности CRM-систем:

1. Можно подключить ограничение доступа по IP-адресу. Например, злоумышленник похитил логин и пароль от CRM у одного из сотрудников с помощью фишингового сайта. Однако воспользоваться этими данными он просто не сможет, поскольку вход будет осуществляться с нового IP, а в этом случае CRM может запросить дополнительное подтверждение для аутентификации.

2. Открыть возможность работы с ключами API только ключевым лицам, принимающим решения в компании. Работа с API (application programming interface, программный интерфейс) — очень ответственный процесс. Это инструмент, который дает возможность интеграции CRM с другими сервисами, например, с телефонией, с сервисом для рассылки писем. Соответственно, иметь доступ к управлению API должен либо сам предприниматель, либо его доверенные лица.

3. Использовать мониторинг активности. Мониторинг активности дает предпринимателю или руководителям компании возможность отследить деятельность любого отдельно взятого сотрудника в рамках CRM-системы. Например, каких людей в базе данных клиентов искал менеджер по продажам, кому из них он позвонил. Это позволит минимизировать риск того, что кто-то из сотрудников похитит клиентскую базу организации.

4. Выбрать безопасную и хорошо защищенную CRM. Разумеется, прежде всего следует выбрать наиболее надежную CRM, которая защищает данные пользователей от воздействия извне.

Одно из наиболее простых, удобных и надежных решений предлагает SberCRM. Сервис легко интегрируется в деятельность любого бизнеса, помогает автоматизировать бизнес-процессы, имеет несколько уровней безопасности и позволяет разграничить роли сотрудников в системе, чтобы защитить данные компании от третьих лиц.