Система управления задачами – как сделать правильный выбор

Когда небольшой проект превращается в полноценный бизнес, организовать работу становится сложнее. В большом потоке задачи могут чаще теряться, сроки — переноситься, а эффективность сотрудников — снижаться. Избежать хаоса помогают системы управления задачами.

Система управления задачами —инструмент организации работы

Система управления задачами — это сервис, который позволяет организовать рабочие процессы компании в едином окне. С таким инструментом сотрудникам удобнее взаимодействовать между собой: ставить задачи, встречи, вести общую документацию по проектам. А руководителям проще отслеживать эффективность отделов, потому что все процессы прозрачны.

Что умеют системы управления задачами

Мы изучили предложения и выделили топ-5 возможностей, которыми чаще всего обладают такие системы.

1) Простая постановка задач.
Если единой системы нет, обычно приходится искать сотрудника в офисе, звонить ему, писать на почту. Вместо этого в системе можно легко и быстро поставить задачу конкретному человеку или отделу: создать карточку, указать в ней описание задачи, назначить исполнителя и сроки. А затем вести всю коммуникацию в одном месте.

2) Удобный планировщик. Одновременно у сотрудников часто бывает несколько задач. Кто-то записывает дела в блокнот, а кто-то пытается удержать в голове. В результате часть может задач может теряться и забываться. В системах управления задачами есть календарь планирования. Он в наглядном виде показывает все запланированные дела сотрудника напоминает о приближающихся сроках. Например, когда будет следующая встреча или звонок, у какой задачи истекает срок выполнения.

3) Понятная структура компании. Если сотрудников больше 10, нужна четкая иерархия: какие отделы есть в компании, кто ими руководит, какие сотрудники в них входят. Если это не закреплено, зоны ответственности размываются, найти исполнителя под задачу становится почти невозможно. Система управления решает эту проблему: как правило, в ней можно построить структуру, чтобы зоны ответственности были четко закреплены за отделами и даже сотрудниками.

4) Прозрачные бизнес-процессы. Когда вся команда ведёт дела в единой системе, легче распределять нагрузку. Например, сразу видно, кому можно передать следующую задачу, а у кого еще много работы.

5) Полные отчеты о результатах работы. Управленческий менеджмент наполовину состоит из отчетов. Например, на каком этапе разные проекты, какая работа проведена, сколько времени и ресурсов затрачено, какие показатели эффективности у каждого отдела и сотрудника. Большинство систем управления задачами позволяют строить такие отчеты за несколько кликов — с нужными показателями, числами и графическим отображением.

Путь от хаоса к порядку: выбор системы управления задачами

1. Составьте требования к системе управления задачами

Выше мы перечислили общие возможности систем управления задачами, но всё же между ними могут быть различия. Для начала нужно определить, какой дополнительный функционал важен именно вашей компании. Например, возможность настроить рабочие чаты внутри системы, инструменты автоматизации, наличие канбан-доски, интеграции с другими сервисами.

Чтобы это понять, поговорите с руководителями отделов и спросите:

• без каких инструментов работать трудно или нельзя,
• каким функционалом пользуются сотрудники сейчас, что хотелось быулучшить в процессах,
• какие инструменты нравятся, какие — нет.

2. Проанализируйте предложения

После небольших интервью получится примерный список требований, которые можноприоритизировать. Опирайтесь на них, когда будете изучать существующие сервисы на рынке.

Готовый сервис, который соответствует полному списку требований, не всегда получается найти. Тогда можно обратиться к компаниям, которые доработают
выбранный сервис за дополнительную плату. Если бюджет ограничен, выбирайте
инструмент, который закрывает большинство потребностей сотрудников.

3. Внедрите выбранную систему

На этом этапе нужно четко распределить зоны ответственности сотрудников, сформулироватьпринципы распределения задач между ними, прописать способы взаимодействия. Когда вы пропишете все эти правила в одном документе, можно перейти к настройке системы, регистрации аккаунтов и обучению сотрудников.

Управление задачами в CRM — комплексное решение для бизнеса

CRM расшифровывается как customer relationship management — система управления взаимоотношениями с клиентами. Такой инструмент позволяет организовать не только внутренние бизнес-процессы, но и внешние коммуникации отдела продаж с клиентами.

Помимо ведения задач, в CRM-системе можно настроить:

• хранение истории общения и информации о сделках,
• воронки продаж и наглядные отчёты,
• виджеты с отчётами эффективности менеджеров,
• нужные разделы, списки и фильтры,
• процессы управления сделками и клиентской базой
• интеграции с другими сервисами — например, с телефонией.

Чтобы купить подходящую CRM-систему, нужно выявить потребности своего
бизнеса и задачи сервиса. Если вы впервые знакомитесь с таким инструментом, присмотритесь к SberCRM. У системы простой и понятный интерфейс, который можно настроить без привлечения программистов. В SberCRM есть инструменты для управления задачами и коммуникации с клиентами, а базовые опции — бесплатны.