Время — ценный ресурс не только руководителя компании, но и каждого из сотрудников. Рассказываем, как эффективно управлять временем, повысить продуктивность и успевать больше.
Что такое тайм-менеджмент?
Тайм-менеджмент (time management) — это набор методов и техник для управления временем. На практике тайм-менеджер (человек, практикующий тайм-менеджмент) использует различные практики и приемы для того, чтобы быть более продуктивным и успевать больше за единицу времени.
К тайм-менеджменту сегодня принято относить:
1) Практики для повышения продуктивности. В руководствах по тайм-менеджменту можно найти большое количество материалов на тему того, как успевать выполнять больше задач без потери качества.
2) Мотивационные практики. Современный тайм-менеджмент отчасти освещает и борьбу с прокрастинацией, когда предприниматель или сотрудники компании откладывают важные дела на потом, отдавая предпочтение неважным и несрочным занятиям.
3) Планировщики дел и инструменты для структурирования задач. Существует большое количество технических решений для управления собственным расписанием. Управление расписанием напрямую влияет на то, как будут использоваться временные ресурсы человека в течение дня.
4) Инструменты контроля за эффективностью рабочего процесса. В бизнесе для реализации целей тайм-менеджмента можно внедрить CRM(customer relationship management, система управления взаимоотношениями с клиентами). С помощью CRM можно значительно повысить продуктивность работы не только менеджеров по продажам, но и сотрудников, отвечающих за иную деятельность в компании.
Как навыки тайм-менеджмента помогают в бизнесе
Внедрение элементов и принципов тайм-менеджмента в компании может быть выгодно по ряду причин:
1) Приоритетная работа над стратегическими задачами. Люди склонны отдавать предпочтение простым делам вместо того, чтобы заниматься стратегическими задачами, которые часто сопряжены со стрессом и выходом из зоны комфорта. Инструменты тайм-менеджмента предлагают расставлять приоритеты, научиться различать важные и необязательные дела, делегировать ресурсоемкие задачи, если это позволит высвободить время для чего-то более важного. В последнее время в моду в сфере тайм-менеджмента входит термин «эссенциальность». Термин подразумевает выявление одной самой важной задачи из огромного списка дел, и работу только лишь по одному направлению до конкретного результата.
2) Повышение продуктивности персонала. Часть рабочего времени сотрудников уходит на вещи, которые не несут пользы компании. Это могут быть личные дела, прокрастинация, отвлекающие факторы. С помощью тайм-менеджмента можно повысить продуктивность персонала, что отразится на повышение качества организованности и сплоченности всего коллектива.
3) Автоматизация рутинных процессов. Один из инструментов тайм-менеджера — делегирование. Делегировать задачи и обязанности можно не только другим сотрудникам, но и компьютеру. Огромное количество бизнес-процессов в компаниях могут быть автоматизированы. Например, документооборот, выставление счетов, рассылка напоминаний клиентам, отправка электронных писем потенциальным заказчикам в рамках конверсионной воронки. Автоматизация рутинных задач позволяет снять часть нагрузки с сотрудников и направить высвобожденное время на решение более важных стратегических задач.
4) Сокращение издержек в компании. Повышение продуктивности персонала снижает процент простоя, что позволяет предпринимателю снизить расходы на операционную деятельность.
5) Увеличение объема продаж. Повышение продуктивности сотрудников отдела продаж может положительно сказаться на качестве и скорости обработки заявок, на количестве результативных звонков, которые менеджеры способны делать в течение рабочего дня. Это напрямую влияет на объем продаж компании.
Основы тайм-менеджмента
Написаны тысячи книг по тайм-менеджменту, ежедневно по всему миру проводятся сотни тренингов, а некоторые эксперты посвящают годы изучению техник управления временем. Однако если объективно оценить все эффективные подходы управления временем, они будут сводиться к нескольким основным инструментам продуктивности:
1) Делегирование. 2) Фокусирование. 3) Контроль и мониторинг.
Делегирование — это передача части задач другим сотрудникам. Делегирование позволяет высвободить ресурсы для работы по более приоритетным стратегическим задачам.
Например, можно делегировать ответы на входящие электронные письма от потенциальных клиентов, рассылку коммерческих предложений после холодных звонков. А вместо рутины заняться годовым планированием или переговорами с инвесторами.
Однако делегировать задачи можно не только людям, но и программам. Например, система SberCRM дает возможность предпринимателю и сотрудникам компании автоматизировать ряд бизнес-процессов, связанных с организацией работы сотрудников, с продажами или с построением отношений с клиентами.
SberCRM может автоматически учитывать входящие звонки на номера компании, нарабатывая базу потенциальных клиентов. Сервис может самостоятельно рассылать коммерческие предложения или прогревающие серии писем и сообщений через различные каналы коммуникаций с клиентами. С помощью SberCRM можно автоматизировать документооборот и ряд других рутинных задач, чтобы сотрудники компании могли более продуктивно и рационально расходовать время.
Еще один эффективный инструмент тайм-менеджмента — фокусирование. Важной и крайне сложной задачей для любого человека остается расставление приоритетов между имеющимися задачами.
Люди склонны тратить большое количество рабочего времени на дела, которые можно отложить на потом, делегировать или не делать вообще. Многие люди сами нагружают себя иррациональной деятельностью, лишь бы не делать неудобные задачи, которые действительно могут положительно сказаться на результатах компании или на результатах конкретного человека.
У каждого из нас за день набегает огромный список дел, которыми нужно заняться. Однако не все дела в действительности заслуживают нашего внимания. Один из специалистов тайм-менеджмента предложил маркировать все текущие задачи по критериям с помощью матрицы приоритетов:
Важные и срочные. Эти задачи имеют высший уровень приоритета. Ими необходимо заниматься в первую очередь. Однако также эти задачи часто оказываются неудобными и дискомфортными, поэтому мы откладываем их выполнение.
Важные и несрочные. Эти действия могут привести вас к поставленным целям. Однако заниматься ими нужно не разово, а системно, каждый день уделяя задачам из этой категории определенное количество своего рабочего времени.
Неважные и срочные. Делами из этой категории люди склонны занимать все свое свободное и рабочее время. Именно эти задачи выполняются вместо действительно важных и срочных. Такие задачи, как правило, простые, рутинные, комфортные. Они понятны человеку, мозг автоматически завышает их важность, чтобы перевести на них фокус внимания. Однако работа над неважными и срочными задачами не только будет забирать все ваше время, но еще и будет стопорить вас в продвижении к поставленным целям.
Неважные и несрочные. Такие дела и задачи вы можете смело вычеркивать из списка дел или откладывать их в очень долгий ящик, чтобы они не отвлекали на себя ваше внимание.
Сложно управлять тем, что не измеряется. Поэтому так важно осуществлять мониторинг деятельности сотрудников компании: сколько времени конкретный сотрудник потратил на выполнение определенной задачи, сколько поручений успел выполнить за день, какие из них относятся к важным задачам, сколько звонков за день совершил менеджер по продажам.
Такой контроль позволяет объективно оценить, насколько сотрудники вообще справляются с возложенными на них обязательствами, с какой эффективностью работает менеджер по продажам, насколько слаженно выстроена координация между различными отделами компании. Отклонение от целевых показателей — повод для принятия мер со стороны предпринимателя.
Начинать внедрение практик управления временем в деятельность сотрудников лучше всего с использования CRM-систем.
SberCRM позволяет организовать работу различных отделов компании, осуществлять мониторинг эффективности работы персонала. Также сервис дает возможность автоматизировать часть бизнес-процессов. Это высвободит время сотрудников для работы над важными и срочными стратегическими задачами.