2025-11-17 11:51 Бизнес

Планирование дня: как правильно составить план на день

Время — это дефицитный и невосполнимый ресурс. Необходимо научиться пользоваться им с умом, иначе можно забыть о продуктивной деятельности. Сегодня эта проблема особенно актуальна, ведь передача информации происходит все быстрее. Чтобы успевать за прогрессом важно грамотное планирование времени. Сегодня мы поговорим о составлении плана на день и разберем почему нужно планировать свои дела.

Почему планирование дня так важно?

Утро большинства людей выглядит одинаково: будильник, душ, завтрак, дорога на привычную работу. Этот минимальный план уже систематизирует нашу жизнь и позволяет не тратить время на ненужные дела по пути в офис.

Такой же план работы можно составить на весь свой день. Не нужно поминутно расписывать свои действия — достаточно определить список важных задач, отделив срочные дела от несрочных.

Составление списка на день — это основа тайм-менеджмента¹. И один из самых простых способов планирования, который всегда остаётся актуальным. Наличие ежедневного плана позволит эффективнее использовать своё время, а также выполнять больше важных дел за день.

С чего начать планирование дня и что для этого нужно?

Эффективное планирование начинается с осознания своих целей и определения инструментов, которые помогут их достичь. Прежде чем приступить к составлению списка задач, важно выделить время для подготовки.

1. Определение целей на день: четко сформулируйте, чего вы хотите достичь. Это могут быть как глобальные задачи, так и мелкие бытовые дела. Важно, чтобы цели были реалистичными и измеримыми.

2. Выбор инструментов для планирования: это может быть обычный блокнот, электронный календарь, мобильное приложение или CRM-система. Главное, чтобы инструмент был удобен для вас и позволял быстро фиксировать и отслеживать задачи.

3. Выделение времени для планирования: запланируйте 10−15 минут в конце предыдущего дня или в начале текущего, чтобы составить или скорректировать план. Это поможет избежать спешки и обдумать все детали.

Список задач

Первым этапом в составлении плана на день должен быть список задач. Сюда можно включить не только деловые встречи, но и обычные бытовые дела, вроде похода в магазин или мытья посуды.

Из собранных дел обязательно будут первоочередные. Вот несколько рекомендаций:

Определите перечень наиболее важных дел. Можно воспользоваться принципом Парето 80/20², суть которого заключается в том, что из 10 дел есть 2, которые нужно сделать в первую очередь.

Оставшиеся дела также нужно распределить по приоритетности.

Список дел можно разделить на 4 основные категории: A — важные и срочные (их нужно делать в первую очередь), B — важные, но не срочные (сделать их нужно в ближайшее время), C — срочные, но не важные (делаем их в последнюю очередь), D — не срочные и не важные.

Как работать со списком?

В работе со списком дел нужно придерживаться двух основных принципов, соблюдение которых поможет вам контролировать свой распорядок дня.

Принцип № 1: Список всегда должен быть на виду. Если вы составили список, то вы уже обозначили для себя необходимые дела, которые нужно сделать в течение дня. Важно иногда заглядывать в список, чтобы сверяться и напоминать себе о приоритете задач. Это нужно, чтобы не забыть о намеченных делах и посмотреть, какие из задач уже решены.

Принцип № 2: Сделанные дела удаляются из списка. То, что вы уже сделали, не должно больше отвлекать вас, поэтому решённые задачи обязательно удаляются из списка. Кроме того, вы будете видеть, что всё идёт по плану, дела решаются, поэтому уровень вашей мотивации будет повышаться.

Как составить план на день: полезные советы

Будет ли ваш день продуктивным или нет, зависит от самых разных факторов: уровня самоорганизации, самочувствия, сложности поставленных задач на день. Но если вы составите подробный план, то это уже будет хорошим подспорьем для вас. Далее мы рассмотрим несколько советов, которые помогут вам в составлении плана.

Найдите оптимальное время для планирования

Планировать свой день можно в разное время суток:

1. Вечер. Предполагает составление списка дел на завтра. Такой подход хорош тем, что вы подводите своеобразные итоги прошедшего дня, на основании чего составляете перечень дел на завтра. Утром можно не тратить время на планирование, а сразу же начать выполнять задачи из своего списка.

2. Утро. Плюс этого способа в том, что вы планируете свой день на «свежую голову» и приоритет задач может измениться.

Какой из этих способов лучше — решаете только вы. Но можно порекомендовать комбинировать их: вечером составлять основной список, а утром анализировать его и вносить корректировки.

День всегда начинается с главного

Желательно самые важные дела отмечать первыми в списке. Это ваш ориентир, так вы будете сразу видеть, что нужно сделать в первую очередь.

Выполнение приоритетных задач первыми важно, потому что в течение дня могут случиться различные форс-мажорные ситуации, которые помешают вашим изначальным планам рабочего дня. А если вы самое важное сделаете в первую очередь, то более мелкие дела, которые вам сделать не удалось, можно перенести и на завтрашний день.

Лимит на выполнение задач

Некоторые дела в списке могут занимать неограниченное количество времени. К примеру, разработка сайта или уборка дома могут занять несколько часов. Проблема в том, что на выполнение других задач может попросту не хватить времени, поэтому желательно устанавливать временной лимит для каждой задачи.

Корректная формулировка задач

Правильное планирование задач предполагает их корректную формулировку. Если вы опишите их неправильно, то в процессе дня может создаться впечатление, что эти задачи являются второстепенными и их можно отложить на потом. А некоторые формулировки можно неправильно понять и заниматься работой впустую.

Вот несколько рекомендаций:

Начало фразы — это глагол в повелительном наклонении (не «аренда квартиры», а «оплатить аренду квартиры»).

Задача должна подразумевать конкретный результат, который в итоге можно проверить (не «прочитать книгу», а «прочитать 100 страниц за этот день»).

Первый шаг должен быть понятным (не «сходить в магазин», а «купить курицу, чай, макароны и моющее средство»).

Группировка схожих задач

Такие задачи, как правило, требуют одинаковых усилий для своего выполнения. Они могут группироваться по виду деятельности, либо месту их выполнения.

Вот пример плана работы на каждый день:

за компьютером: скачать приложение для редактирования фото, посмотреть отчёты в CRM-системе, отправить прайс клиенту по почте;

на кухне: помыть посуду, рассортировать продукты в морозилке, нарезать ингредиенты для приготовления ужина;

в офисе: дать распоряжения менеджерам, уточнить данные по вчерашней сделке, позвонить мастеру, чтобы починил кофемашину.

Большие задачи лучше разделять на мелкие

Любая большая задача предполагает несколько этапов её выполнения. К примеру, нельзя просто написать статью. Для начала вы составляете примерный план статьи, ищите информацию в интернете, подбираете иллюстрации, затем редактируете её.

Такой подход позволяет чётко спланировать ход выполнения большой задачи. Второй момент — выполнять мелкие дела проще на психологическом уровне, чем большие.

Примеры планирования

Планирование дня лучше рассмотреть на конкретных примерах для различных сфер жизни.

Планирование рабочего дня

Пример плана на день:

8:00 — 9:00: Начало утра. Проверка сообщений на телефоне и быстрые ответы (5−7 минут). Принятие душа (15 минут). Завтрак (20 минут). Сборы на работу (20 минут).

9:00 — 9:30: Дорога до работы.

9:30 — 12:00: Активная работа в офисе. Выполнение приоритетных задач из списка.

12:00 — 12:40: Время обеда.

12:40 — 13:00: Небольшой промежуток личного времени.

13:00 — 18:00: Продолжение работы в офисе. Выполнение оставшихся задач.

18:00 — 18:30: Дорога до дома.

Планирование учебного дня

Для студентов или учащихся эффективное планирование помогает распределить нагрузку и избежать стресса:

Утро (например, 7:00 — 9:00): Подъем, завтрак, легкая зарядка, повторение материалов к занятиям.

День (например, 9:00 — 15:00): Основные занятия/лекции. Короткие перерывы между парами.

После обеда (например, 15:00 — 18:00): Самостоятельная работа, выполнение домашних заданий, подготовка к семинарам. Использование метода Pomodoro³ для концентрации.

Вечер (например, 18:00 — 22:00): Отдых, хобби, общение с друзьями, спорт. Подготовка к следующему дню (просмотр расписания, сбор портфеля).

Планирование личных дел

Организация личного времени не менее важна для поддержания баланса и благополучия:

Утро (например, 7:00 — 8:00): Подъем, завтрак, медитация или чтение.

День (в выходной, например, 9:00 — 13:00): Домашние дела (уборка, готовка), поход по магазинам.

После обеда (например, 14:00 — 18:00): Личные встречи, хобби, прогулка, спорт.

Вечер (например, 18:00 — 21:00): Ужин с семьей/друзьями, просмотр фильма, чтение книги.

Перед сном (например, 21:00 — 22:00): Подготовка ко сну, составление плана на следующий день.

Основные методики для планирования

Существует множество эффективных методик планирования, которые помогают структурировать задачи и повысить продуктивность. Выбор подходящего метода зависит от индивидуальных особенностей и типа задач.

Метод Айви Ли

Этот простой, но эффективный метод был разработан консультантом по продуктивности Айви Ли. В конце каждого рабочего дня запишите 6 самых важных задач, которые необходимо выполнить завтра. Расставьте их по приоритету. На следующий день начинайте работу с первой задачи и не переходите к следующей, пока не закончите предыдущую. Невыполненные задачи переносятся на следующий день.

Метод 1−3-5

Суть метода заключается в том, чтобы каждый день планировать 9 задач: 1 большую, 3 средних и 5 маленьких. Это позволяет сбалансировать нагрузку и гарантировать выполнение как крупных, так и мелких дел. Большая задача требует значительных усилий, средние — умеренных, а маленькие — быстрые и легкие для выполнения.

Матрица Эйзенхауэра

Метод помогает расставить приоритеты, разделяя задачи на четыре категории в зависимости от их важности и срочности:

Срочные и важные: выполнить немедленно.

Важные, но не срочные: запланировать выполнение.

Срочные, но не важные: делегировать.

Не срочные и не важные: отложить или исключить.

Подробнее о матрице Эйзенхауэра можно узнать в этой статье.

Метод АБВГД

Простая система приоритезации задач. Каждой задаче присваивается буква:

А: Очень важные и срочные задачи.

Б: Важные, но не срочные задачи.

В: Менее важные задачи, которые можно выполнить после, А и Б.

Г: Задачи, которые можно делегировать.

Д: Задачи, которые можно отложить или вовсе исключить.

Расписание

Классический метод планирования, при котором задачи распределяются по конкретным временным слотам в течение дня. Помогает четко видеть загруженность и избегать перегрузок. Требует дисциплины и реалистичной оценки времени на выполнение задач.

Блочный план

Похож на расписание, но вместо поминутного распределения задач, день делится на крупные временные блоки (например, 2−4 часа), каждый из которых посвящен определенной категории задач или проекту. Это позволяет сосредоточиться на одной области без постоянного переключения контекста.

Антирасписание

Инверсный подход к планированию, когда сначала в расписание вносятся все запланированные активности, отдых, встречи, а уже затем в оставшиеся временные промежутки вписываются рабочие задачи. Помогает убедиться, что вы выделяете достаточно времени на отдых и личную жизнь.

Жестко-гибкое планирование

Комбинированный подход, при котором жестко планируются только самые важные и фиксированные события (встречи, дедлайны), а остальное время остается гибким для выполнения текущих задач. Это позволяет сохранить структуру, но при этом быть готовым к неожиданностям.

Метод Pomodoro

Техника управления временем, разработанная Франческо Чирилло. Заключается в разделении рабочего времени на 25-минутные «помидоры», разделенные короткими перерывами (3−5 минут). После четырех «помидоров» делается более длительный перерыв (15−30 минут). Помогает повысить концентрацию и избежать выгорания.

«90 на 30»

Похож на метод Pomodoro, но использует более длительные интервалы: 90 минут интенсивной работы, за которыми следуют 30 минут отдыха. Подходит для задач, требующих глубокого погружения и длительной концентрации.

«Принцип трёх дел»

В начале каждого дня выбирайте три самые важные задачи, которые обязательно должны быть выполнены. Это помогает сосредоточиться на главном и не распыляться на второстепенные дела. Остальные задачи выполняются по мере возможности.

Как выбрать свой метод планирования

Выбор оптимального метода планирования — индивидуальный процесс, зависящий от ваших личных предпочтений, характера работы и образа жизни. Нет универсального решения, поэтому важно экспериментировать и находить то, что работает именно для вас. Ниже представлена таблица, которая поможет сравнить различные методы и сделать осознанный выбор.

Метод планирования	Основная идея	Кому подходит	Преимущества	Недостатки
Метод Айви Ли	6 приоритетных задач на завтра	Тем, кто легко отвлекается и нуждается в четкой фокусировке	Простота, высокая концентрация на главном	Не учитывает форс-мажоры, может быть негибким
Метод 1-3-5	1 большая, 3 средних, 5 маленьких задач	Тем, кто хочет сбалансировать крупные и мелкие задачи	Сбалансированная нагрузка, ощущение прогресса	Требует точной оценки размера задач
Матрица Эйзенхауэра	Разделение задач по важности и срочности	Руководителям, менеджерам, тем, кто работает с большим объемом задач	Эффективная приоритизация, снижение стресса	Требует постоянной оценки задач
Метод АБВГД	Присвоение буквам приоритета	Тем, кто нуждается в быстрой и простой приоритизации	Быстрая приоритизация, легкость применения	Субъективность оценки, может не учитывать взаимосвязи задач
Расписание	Распределение задач по временным слотам	Дисциплинированным людям, тем, у кого много фиксированных событий	Четкая структура дня, помогает избежать перегрузок	Низкая гибкость, сложность при изменении планов
Блочный план	Деление дня на крупные блоки задач	Тем, кто работает над большими проектами, нуждается в глубокой концентрации	Глубокое погружение в задачи, меньше переключений	Менее подходит для частых мелких задач
Антирасписание	Планирование отдыха в первую очередь	Тем, кто склонен к переработкам, нуждается в балансе работы и жизни	Обеспечивает баланс, снижает выгорание	Может быть сложно интегрировать в жесткий рабочий график
Жестко-гибкое планирование	Жесткие дедлайны + гибкое остальное время	Тем, кто нуждается в структуре, но ценит гибкость	Сочетание контроля и адаптивности	Требует опыта для эффективного баланса
Метод Pomodoro	25 минут работы, 5 минут отдыха	Тем, кто легко отвлекается, нуждается в повышении концентрации	Повышение концентрации, снижение утомляемости	Может прерывать поток при глубокой работе
«90 на 30»	90 минут работы, 30 минут отдыха	Тем, кто работает над сложными задачами, требующими глубокого погружения	Высокая продуктивность при длительной концентрации	Не подходит для коротких задач, требует длительных периодов непрерывной работы
«Принцип трёх дел»	Фокус на 3 самые важные задачи в день	Тем, кто хочет сосредоточиться на главном, избегая распыления	Четкий фокус, ощущение выполненного долга	Может игнорировать важные, но не срочные задачи

Рекомендации по выбору:

Для начинающих: Начните с простых методов, таких как Метод Айви Ли или Принцип трёх дел. Они помогут выработать привычку к планированию без излишней сложности.

Для тех, кто легко отвлекается: Метод Pomodoro или «90 на 30» помогут улучшить концентрацию и управлять временем.

Для руководителей и менеджеров: Матрица Эйзенхауэра и Метод АБВГД будут полезны для эффективной приоритизации большого количества задач.

Для фрилансеров и творческих профессий: Антирасписание или Жестко-гибкое планирование позволят сохранить баланс между работой и личной жизнью, обеспечивая при этом необходимую гибкость.

Экспериментируйте, пробуйте разные подходы и адаптируйте их под свои нужды. Главное — найти систему, которая поможет вам достигать поставленных целей и чувствовать себя более организованным и продуктивным.

Как составить план на неделю с помощью SberCRM?

Если вам нужно не только спланировать своё личное время, но и проконтролировать задачи по сделкам и клиентам, то воспользуйтесь SberCRM 5 — сервисом, который легко адаптируется к особенностям компании, поэтому не требует сложной настройки. Его внедрение не требует привлечения программиста и установки какого-то специального программного обеспечения.

В SberCRM удобно поставить задачу, указать срок и контролировать ход её выполнения. Позвонить заказчику, отправить клиенту коммерческое предложение, составить отчёт о работе — эти и другие задачи автоматически появятся в расписании. Когда подойдет срок выполнения, система автоматически отправит уведомление об этом. Выбирайте подходящий тариф и опробуйте возможности системы прямо сейчас.

FAQ

Какие ошибки чаще всего совершаются при планировании дня?

Наиболее частые ошибки включают: перегрузка расписания, отсутствие гибкости, игнорирование отдыха, неправильная оценка времени на задачи, отсутствие приоритетов и отказ от пересмотра плана.

Почему важно не перегружать себя задачами на день?

Перегрузка задачами приводит к стрессу, снижению продуктивности, выгоранию и невыполнению запланированного. Реалистичное планирование помогает сохранить мотивацию и достигать целей без ущерба для здоровья.

Что делать, если не удается выполнить все задачи по плану?

Не стоит расстраиваться. Пересмотрите план, перенесите менее приоритетные задачи на следующий день, проанализируйте причины невыполнения (возможно, вы неправильно оценили время или возникли непредвиденные обстоятельства). Главное — учиться на ошибках и корректировать подход к планированию.

Какие инструменты помогут в планировании дня?

Для планирования дня можно использовать различные инструменты: бумажные ежедневники, электронные календари, приложения-планировщики, а также специализированные CRM-системы, такие как SberCRM, которые позволяют управлять задачами и проектами, особенно в контексте работы с клиентами и продажами.

¹ Тайм-менеджмент (англ. time management — управление временем) — это процесс организации и планирования того, как разделить свое время между конкретными видами деятельности.

²Принцип Парето 80/20 — эмпирическое правило, согласно которому 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата. В контексте планирования дня это означает, что 20% наиболее важных задач приносят 80% общей ценности.

³Метод Pomodoro (итал. pomodoro — помидор) — техника управления временем, разработанная Франческо Чирилло в конце 1980-х. Суть метода заключается в разделении рабочего времени на 25-минутные интервалы, называемые «помидорами», разделенные короткими перерывами.

Гульнара Хузина, редактор