Внедрение KPI на предприятии

Мотивация персонала — частая задача для владельцев бизнеса. От качества работы сотрудников зависят позиции компании на рынке и показатели продаж. Поэтому важно заинтересовать менеджеров в достижении поставленных руководством целей.

Одним из инструментов управления персоналом становятся ключевые показатели эффективности или KPI. В статье расскажем об особенностях их внедрения на предприятии и выгодах для бизнеса.

Внедрение KPI: что это и зачем нужно бизнесу?

KPI (от англ. key performance indicators) — измеряемые показатели эффективности работы сотрудников и подразделений фирмы. Они позволяют перейти от качественной оценки бизнеса к количественной. Проще говоря, вы оцениваете конкретные результаты труда человека или отдела. Например, количество обработанных заявок, объемы продаж, число холодных звонков клиентам.

Система KPI — это не обычное планирование. Её задача — определить вклад конкретного сотрудника в достижение общих целей компании. Внедрение ключевых показателей эффективности позволяет отслеживать результаты работы компании в динамике.
Как выглядит технология KPI на практике? Руководство компании разрабатывает систему ключевых показателей на основе стратегии компании. Для каждого сотрудника определяется несколько метрик, по которым оценивается эффективность их работы. В случае своевременного выполнения плана работнику могут назначить премию, а при невыполнении — наказать штрафом.

Грамотно выстроенная система KPI на предприятии позволяет:

• Обеспечить прозрачность начисления зарплаты. Сотрудник точно знает, сколько может заработать и какие условия должен для этого выполнить. Премии распределяются справедливо согласно результатам работы персонала.

• Упростить контроль за работой подразделений. Руководителю достаточно взглянуть на значения метрик, чтобы сделать выводы о результативности труда подчиненных.

• Выявлять слабые стороны компании. Низкие показатели эффективности сотрудников — повод задуматься о квалификации команды. Возможно, стоит организовать обучение.

• Создавать четкие рабочие регламенты. По каждому процессу выделяются критерии его оценки. Отделы знают свои обязанности, понимают вклад в общее дело фирмы.

Введение KPI в организации — дело не одного дня. Чтобы система действительно давала результат, потребуется изучить текущие бизнес-процессы, сформулировать цели и стратегию предприятия.

Принципы внедрения системы KPI в компанию

Изменение системы управления персоналом и оценки эффективности его работы — процесс длительный и не простой. Желательно вводить KPI во вновь открытых компаниях и отделах: сотрудникам и руководству не придется перестраиваться на новые правила.
Но что делать уже функционирующему бизнесу? Постепенно переходить на систему ключевых показателей эффективности, начиная с одного отдела. При этом следует учитывать основные принципы внедрения KPI на предприятии:

• Партнерство. Руководство, сотрудники, подразделения организации должны работать сообща и принимать систему KPI для успешного достижения поставленных целей.

• Контроль и управление. Руководитель подразделения должен контролировать выполнение плановых показателей сотрудниками. Для этого требуются ресурсы и четкие регламенты.

• Согласованность показателей KPI с текущей стратегией. Общие цели предприятия необходимо донести до каждого сотрудника. Персонал должен осознавать свою роль в развитии бизнеса.

• Достаточность и сбалансированность. Основная цель KPI — контроль за работой персонала и подразделений фирмы. Поэтому выбранные показатели должны относиться к разным аспектам стратегии компании. Отслеживайте качество клиентского сервиса, время выполнения производственных задач, доходы.

Совет. Сотрудники редко принимают изменения с энтузиазмом. Будьте готовы к этому и постепенно доносите их ценность до персонала. Расскажите о выгодах KPI для рядовых работников, развейте страхи и сомнения. Это положительно отразится на мотивации сотрудников.

Порядок внедрения KPI на предприятии

Итак, вы готовы совершенствовать систему управления персоналом и вводить KPI. С чего начать этот процесс? Прежде всего поставьте цель ­— что даст внедрение ключевых показателей эффективности вашему предприятию.

Далее определите подходящий способ перехода к системе KPI. Одни предприятия приглашают опытных консультантов, другие — справляются самостоятельно.

Первый путь потребует дополнительных расходов, но ускорит внедрение ключевых показателей. Приглашенные специалисты контролируют действия руководства, вовлекают сотрудников и работают над повышением мотивации.

Если компания решает обойтись собственными силами, контроль за введением KPI ложится на плечи руководителя. Поможет в этом наличие четкого плана внедрения новой системы контроля за эффективностью деятельности предприятия. Что ещё требуется от руководства бизнеса?

1. Назначить ответственных лиц. Это может быть внешний координатор проекта или начальники подразделений.

2. Обучить высшее руководство. Идея KPI должна быть принята каждым: только так удастся донести еёзначимость до подчиненных.

3. Определить факторы успеха. Что является решающим для вашего бизнеса? Эти задачи должны лечь в основу системы KPI.

4. Сформировать проектную группу. Подключите к работе представителей разных подразделений.

5. Сохранять прежние системы. Не стоит резко отказываться от действующих принципов оценки работы фирмы. Постепенно вводите KPI: процесс внедрения может растянуться на несколько месяцев. Помните, что это — нормально.

6. Обеспечить доступность производственных показателей. Заинтересованные лица должны понимать, к каким целям они стремятся и насколько близки к их достижению. Организуйте базы данных или установите систему управления взаимоотношениями с клиентами (CRM).

7. Научиться вести отчетность. Данные KPI требуют тщательного анализа. Низкие значения показателя не всегда связаны с квалификацией или работой сотрудников. Возможно, потребуется скорректировать саму систему KPI.

Как провести внедрение KPI с нуля без ошибок

Нередко компании разочаровываются в системе ключевых показателей эффективности бизнеса. Внедренные KPI не помогают в управлении, а создают лишние сложности для персонала. Расчет показателей требует времени, а решения принимаются интуитивно без учета полученных данных.

Основная причина такой ситуации — завышенные ожидания. Руководство видит в системе KPI универсальное средство для решения всех проблем: от планирования показателей бизнеса до повышения качества работы сотрудников. При этом слабые стороны такого подхода к управлению персоналом остаются неизученными.

Введение KPI без предварительной оценки бизнеса может повлечь за собой:

• Недовольство сотрудников. Менеджеров вряд ли обрадуют сложные KPI и повышенные требования к результатам работы. Каждый показатель должен быть понятен исполнителю, сформулирован просто и доступно. Например, поставьте задачу «20 проданных дополнительных услуг в месяц на одного менеджера».

• Снижение зарплаты персонала. Помимо персональных достижений в системе KPI учитываются результаты труда всего отдела. От них зависит размер премий для сотрудников. Чтобы добиваться высоких результатов, сотрудникам нужно постоянно развиваться и усиленно трудиться. При этом на некоторые показатели работник повлиять не в силах. Например, менеджер по продажам обрабатывает все заявки, в том числе и не целевые. Решить проблему поможет разработка отдельных систем KPI для каждого подразделения и категории сотрудников.

• Ухудшение качества работы фирмы. Показатели эффективности работы организации могут буквально восприниматься её сотрудниками. Формальное достижение поставленных планов станет основной целью персонала. Например, маркетолог стабильно привлекает 100 новых заявок в месяц. Однако лишь 10% из них переходит на следующий этап воронки продаж. Причина низкой конверсии — качество аудитории: не все потенциальные клиенты оказались целевыми. Старайтесь прописывать KPI максимально четко и подробно.

• Проблемы с оценкой результатов труда. Когда показателей эффективности много, отследить и рассчитать их достаточно сложно. Представьте, что сотрудник должен одинаково хорошо работать в десяти различных направлениях. Добиться идеального результата вряд ли получится. Ограничьтесь тремя-пятью метриками: выбирайте только самые важные.

Вопрос оценки KPI сотрудников поможет решить сервис SberCRM. В нём удобно:

• ставить цели на неделю, месяц или квартал;
• контролировать соблюдение сроков выполнения задач;
• формировать отчеты о работе отдела;
• отслеживать количество закрытых сотрудниками сделок.

Подключите SberCRM и пользуйтесь функционалом тарифа «Расширенный» бесплатно до 31 декабря 2022 года.