Чтобы удержаться на рынке юридических услуг и привлекать новых клиентов, частным юристам и компаниям необходимо улучшать качество услуг. Автоматизация деятельности юристов и адвокатов направлена на повышение конкурентоспособности, оптимизацию работы сотрудников, повышение эффективности общения с клиентами, упрощение документооборота.
Специальные программы для юристов предназначены для облегчения работы с нормативной базой, судебной практикой, шаблонами документов, но не применимы для организации работы непосредственно с клиентами. Из-за большого объема информации и количества клиентских кейсов, сотрудник может забыть про важное событие или утратить важные документы. Здесь на помощь приходит CRM1-система — внедрение этой программы помогает сократить влияние человеческого фактора в таких вопросах.
Что такое CRM-система
Работа юристов и адвокатов имеет свою специфику. Заявки в адрес специалистов поступают по различным каналам связи, необходимо работать с большими объёмами информации и документами, соблюдать процессуальные сроки и напоминать клиентам о датах рассмотрения дела в суде. Вручную обрабатывать корреспонденцию и помнить всех клиентов без помощи программного обеспечения довольно сложно. CRM-система — это программа для автоматизации и контроля взаимодействия компании с клиентами. Позволяет хранить и структурировать информацию об обращениях, заказах, клиентах, а также помогает повысить объёмы продаж, улучшить качество обслуживания и сократить издержки.
Основные функции CRM-системы в бизнесе
Сбор информации и формирование клиентской базы. Система фиксирует всех, кто оставлял свои данные на сайте компании. В программе регистрируется история обращений, диалоги менеджеров с клиентами по телефону и в мессенджерах.
Планирование. В CRM-системе отражается подробная статистика о процессах в компании. Планировщики помогают оценивать степень загруженности менеджеров, реестр задач позволяет всегда быть в курсе сроков их исполнения и важности.
Анализ. Система сбора данных позволяет отследить прохождение клиентом всех этапов — с момента срабатывания рекламы до завершения сделки. Анализ собранной информации позволяет оценить эффективность маркетинговой кампании.
Управление персоналом. Работу каждого сотрудника легко проверить, так как все действия менеджеров фиксируются в системе.
Упрощение документооборота. Пакет документов формируется программой автоматически. Функция создания шаблонов документов с опцией автозаполнения избавляет от рутинной работы и экономит время.
Интеграция с другими ресурсами (телефонией, почтовыми сервисами, мессенджерами и чатами, платёжными системами). Способствует автоматизации простых задач, улучшению качества обслуживания клиентов.
CRM-система позволяет эффективно управлять продажами — организовывать воронки, вести базу клиентов, показывать статус сделки и трудности по ней.
Преимущества CRM для юристов и юридических компаний
CRM для юристов и юридических компаний учитывает все особенности деятельности, поэтому направлена на автоматизацию приёма клиентов и упрощение бумажной работы.
При внедрении CRM-системы юридическая компания может получить следующие преимущества.
- Увеличение потока клиентов за счёт онлайн-записи и одновременной обработки нескольких обращений.
- Упрощение управления процессами. Система автоматизирует регистрацию обращений, распределение клиентов по специалистам, постановку задач, напоминания о сроках.
- Соблюдение конфиденциальности. Настройки доступа к сведениям обеспечивают сохранение личной информации, невозможность её утечки за пределы компании.
- Повышение эффективности взаимодействия с клиентами. CRM-система объединяет несколько каналов связи (почту, телефон, мессенджеры), история общения фиксируется в программе.
- Хранение информации по клиенту в отдельном кейсе. Это облегчает поиск нужного документа и работу по делу.
- Прозрачность финансовых процессов. С помощью CRM руководитель сможет рассчитывать зарплату и премии автоматически, облегчается создание программ лояльности для постоянных клиентов.
- Повышение эффективности работы. С CRM-системой проще управлять проектами, отслеживать дедлайны, анализировать производительность.
- Повышение лояльности клиентов за счёт высокой скорости обслуживания и чёткости процессов. Клиенты будут обращаться повторно и рекомендовать компанию своим знакомым.
- Упрощение подготовки отчётов о проделанной работе. Система позволяет формировать отчёты по разным показателям: количество звонков, консультаций, сделок за определённый период, стоимость оказанных услуг.
- Контроль за работой персонала. На основе отчётов можно сделать выводы об эффективности работы юриста или адвоката, выявить ошибки и вовремя внести корректировки.
- Быстрое введение в курс дела новых сотрудников. История общения с клиентом сохраняется в базе, поэтому новый сотрудник сможет быстрее войти в курс дела.
CRM-система позволяет прослушивать телефонные разговоры с каждым клиентом, так как консультации по телефону записываются автоматически. Хранение документов в структурированной базе данных облегчает поиск нужной информации. Автоматизация составления шаблонных документов, отправки уведомлений клиентам помогает сэкономить время.
Проблемы, которые могут возникнуть без CRM-системы
Без использования CRM-системы могут возникнуть следующие трудности.
- Утрата или разрозненность данных о клиентах. Отсутствие централизованной системы сбора и хранения информации повышает риск потери важных сведений о клиентах, истории их взаимодействия со специалистом.
- Недостаточный обмен информацией внутри организации и с клиентами. Без CRM-системы трудно управлять контактами. Сообщения с важной информацией или сведения о клиентах могут передаваться несвоевременно, это влечёт ухудшение качества обслуживания.
- Трудности с контролем. Из-за отсутствия объективного анализа данных контроль над рабочими процессами может быть утрачен, возникает риск принятия спорных решений.
- Нарушение конфиденциальности из-за неосторожности или халатности сотрудников.CRM-система позволяет исключить несанкционированный доступ к данным клиентов. В самой системе данные защищены шифрованием информации и двухфакторной аутентификацией.
- Сложности при обучении новых работников. Без CRM-системы новичкам труднее разобраться в большом объёме документов. Систематизация информации упрощает процесс адаптации.
- Низкий уровень клиентского сервиса. Из-за загруженности или невнимательности специалист может забыть о запланированном судебном заседании или не уведомить клиента о статусе дела. CRM-система сделает эту работу автоматически.
Использование информационных технологий будет полезным юридическим фирмам, адвокатским бюро, правовому отделу в организации, консалтинговым компаниям, желающим эффективно организовать свою работу и повысить качество обслуживания.
Как внедрить CRM-систему в работу юридической компании
Внедрение CRM-системы для юристов рекомендуется начинать с определения потребностей и цели. Необходимо понять, что должна дать программа: упрощение учёта, автоматизацию повседневных задач, улучшение взаимодействия с клиентами.
Далее необходимо изучить выбранную CRM-систему по ряду параметров. Окончательный выбор делается с учётом мнения сотрудников и уровня компьютерной грамотности. Всем пользователям должна быть понятна работа системы.
Выбор подходящей CRM-системы
При выборе CRM-системы для юристов необходимо учитывать ряд критериев:
1. Функционал. Это набор задач, которые решает система. Юридическим компаниям важны следующие функции:
- формирование клиентской базы, в которой будут храниться карточки клиентов, контактные данные, регистрироваться встречи и другие взаимодействия;
- документооборот — опция создания, хранения, согласования и подписания документов;
- онлайн-календарь, позволяющий планировать консультации, контролировать сроки;
- финансовый учёт, дающий возможность автоматического выставления счетов и контроля оплаты;
- отчёты и аналитика — опция позволяет оценивать эффективность персонала, прибыльность деятельности.
2. Интеграции. Система должна поддерживать привязку к бухгалтерским программам, мессенджерам, электронной почте, другим сервисам.
3. Безопасность. Персональные данные клиентов должны защищаться от утечки и взломов. Стоит остановить свой выбор на CRM-системе, которая поддерживает шифрование данных, обеспечивает контроль уровней доступа.
4. Простота использования. Система должна иметь удобное меню, практичный дизайн, чтобы облегчить, а не усложнить работу юриста. Выбор стоит делать в пользу программы с интуитивно понятным интерфейсом, гибкой системой настройки под задачи пользователя.
5. Стоимость. Важно уточнить порядок оплаты, выяснить величину расходов на внедрение, интеграцию и дальнейшую техническую поддержку.
SberCRM — это система управления взаимоотношениями с клиентами, подходящая для компаний, оказывающих юридические услуги. Сервис содержит все инструменты, необходимые для организации и автоматизации работы, подойдёт как начинающим предпринимателям, так и крупным компаниям. Базовая версия доступна бесплатно.
Особенности работы со SberCRM
SberCRM является облачной программой, поэтому установка на компьютеры пользователей не требуется. За счёт простого интерфейса пользоваться системой можно без предварительного обучения. Разработчики сервиса регулярно выпускают обновления, что повышает производительность и функциональность системы.
SberCRM позволяет:
- Автоматизировать рутинные процессы. Например, упростить приём заявок из мессенджеров и социальных сетей. За счёт автоматического учёта входящих обращений и распределения по сотрудникам повышается эффективность работы команды, уменьшается количество непредвиденных ошибок.
- Расширять настройки и права доступа. Программа позволяет безопасно работать из дома через браузер или мобильное приложение. Это особенно важно для юридического бизнеса.
- Эффективно организовать документооборот. Вся рабочая информация хранится в одном месте. В SberCRM можно быстро создавать типовые договоры и счета на оплату.
- Вести учёт рабочего времени сотрудников. В SberCRM есть встроенный календарь, который помогает определять загрузку сотрудников. В нём также удобно планировать встречи, оценивать необходимость расширения штата специалистов.
- Планировать выручку. Встроенный в SberCRM модуль аналитики использует искусственный интеллект и большой объём данных для прогнозирования выручки компании. На основе анализа истории сделок и других факторов создаётся предиктивная аналитика для планирования эффективной стратегии развития.
- Настраивать долгосрочные напоминания. В SberCRM можно настроить напоминания на долгосрочную перспективу (например, ежегодную уплату госпошлины за патент). Ограничений по периоду напоминаний нет. Это позволяет эффективнее строить длительные договорные отношения с клиентами.
- Проводить глубокую аналитику. SberCRM помогает анализировать работу с клиентами-организациями на основе данных о регистрации интеллектуальных прав и договоров. Это помогает устанавливать области наибольшего успеха, оценивать среднее время регистрации и своевременно принимать управленческие решения для улучшения процессов.
- Подключать фильтры для сортировки услуг. Использование продвинутого селектора в CRMпозволяет компании сегментировать потенциальных клиентов по различным категориям. Это способствует оптимизации стратегии продаж и настройке эффективной коммуникации через разные каналы, в том числе таргетированную рекламу и рассылки.
SberCRM может пригодиться не только юридическим компаниям и консалтинговым агентствам Москвы и других городов РФ, но и крупным юридическим организациям, которые участвуют в тендерах.
Возможности и перспективы после внедрения CRM
CRM для юристов — это программное обеспечение, которое помогает освободить персонал от однообразных задач (обзвоны клиентов, напоминания о дате заседания, уведомления о стадии рассмотрения дела и т. д.), упростить создание и согласование документов.
Также внедрение CRM-системы способствует увеличению потока клиентов за счёт автоматической обработки заявок, позволяет систематизировать и хранить информацию в защищённой базе данных, способствует повышению управляемости компании и прозрачности процессов.
При выборе CRM необходимо оценивать функциональность, безопасность, возможные интеграции с другими программами, интерфейс и стоимость.
1 CRM — Customer Relationship Management — Система управления взаимоотношениями с клиентами