Тайм-менеджмент и учет рабочего времени сотрудников с использованием CRM-системы

Сегодня цифровое управление бизнесом и временем стало не просто важным элементом успеха, а решающим фактором для большинства компаний. Работники, бизнесмены, руководители – все сталкиваются с задачей эффективного использования рабочего времени и распределения задач. И это неудивительно, ведь каждая нерационально потраченная минута может привести к значительным потерям. Поэтому понятие тайм¹-менеджмента продолжает развиваться, а системы учета рабочего времени приобретают огромную популярность, особенно с внедрением CRM²–систем, предназначенных для управления взаимоотношениями с клиентами, но способных решить и другие задачи, связанные с управлением временем и задачами сотрудников.

Эффективное управление временем является ключом к успешной работе любой организации. В этой статье мы подробно рассмотрим, как инструменты тайм-менеджмента помогают решать управленческие задачи, а также как они помогают компаниям эффективно учитывать рабочее время сотрудников.

Значимость эффективного управления временем в современном бизнесе

Конкуренция растет, технологии развиваются, а время исполнения взятых на себя обязательств становится одним из решающих факторов на рынке. Клиенты выбирают тех, кто быстрее, маркетплейсы завязаны на скорости доставки, а нерасторопные компании вытесняются из конкурентной борьбы. Поэтому эффективное использование рабочего времени становится ключевым для большинства организаций. Компании, не уделяющие внимания этой области, сталкиваются с рядом проблем:

неэффективностью работы сотрудников. Когда задачи не организованы должным образом, сотрудники могут тратить время на несущественные дела, затрудняться в принятии решений или же, наоборот, перенапрягаться, пытаясь выполнить слишком много задач одновременно. В результате — низкая продуктивность и отсутствие удовлетворенности от выполненной работы;
потерей времени на рутину. Во многих компаниях продолжают использовать старые методы учета рабочего времени, такие как бумажные таблицы или простые Excel-файлы, которые не позволяют оперативно реагировать на изменения и часто приводят к дублированию задач. Порой простое распределение задач по почте или в мессенджерах становится причиной потери времени, а также недоразумений между сотрудниками и их руководителями;
невозможностью точной оценки продуктивности сотрудников. Без учета рабочего времени и задач сложно отследить, насколько эффективно работают сотрудники. Как понять, где именно теряется время? Сколько действительно времени требуется на выполнение различных задач? Как оценить, что следует улучшить в рабочих процессах? Без системы мониторинга всего этого сделать невозможно.

Эти проблемы могут привести к долгосрочным потерям как для сотрудников, так и для компании в целом. Как результат, организация не может достигать заявленных целей, а конкуренты становятся сильнее. Внедрение эффективных методов тайм-менеджмента и CRM-учет рабочего времени помогут избежать этих ошибок и значительно повысят уровень работы.

Проблемы учета рабочего времени без современных технологий

Ранее компании использовали различные способы для учета рабочего времени сотрудников: ручные таблицы, бумажные отчеты, ежедневники, канбан-доски на стенах, компостеры и т. п. Но все эти методы имеют серьезные ограничения, которые влияют на точность, скорость работы и качество принятия решений.

С какими проблемами сталкиваются компании без оцифровки:

Невозможность точного отслеживания задач и времени. Простые таблицы не могут показывать, сколько времени на самом деле потратили сотрудники на выполнение задач. Данные могут быть записаны неточно или не обновляться вовремя, что делает процесс учета неэффективным. Без точного контроля невозможно точно планировать ресурсы и распределять рабочие нагрузки.
Потеря эффективности из-за дублирования задач и нехватки контроля. Отсутствие единой системы для отслеживания задач приводит к тому, что несколько сотрудников могут выполнять одну и ту же работу, не зная об этом. Это приводит к дублированию усилий и снижению общей эффективности. Более того, отсутствие четкой отчетности часто означает, что задачи выполняются на основе субъективных оценок, что затрудняет мониторинг прогресса.
Сложности в оценке продуктивности сотрудников. Старые методы не позволяют эффективно анализировать, как именно тратится рабочее время. Без подробной аналитики не удается выявить слабые места в рабочем процессе и оптимизировать его. Кроме того, для объективной оценки выполнения задач важно иметь в виду не только количество затраченного времени, но и качество выполнения. Это невозможно без эффективных инструментов учета времени и задач.

Сегодня нет ничего проще, чем перейти на CRM-систему для учета времени. Простое внедрение. Минимум затрат. Полная цифровая отчетность. Это не только удобно, но и жизненно необходимо любому бизнесу. По сути, руководитель получает постоянный доступ к цифровому слепку бизнеса, а сотрудники перестают путаться в задачах и не опираются на свою память (система сама создаст напоминания и закрепит ответственных лиц).

Роль CRM в тайм-менеджменте и учете рабочего времени

Современные CRM-системы позволяют не только управлять взаимоотношениями с клиентами, но и эффективно решать задачи по организации рабочего времени, учету задач и мониторингу продуктивности сотрудников. С помощью CRM можно создавать цепочки ответственности и учета времени по каждой задаче или сотруднику.

Рассмотрим, как это работает.

Автоматизация задач и сроков. В CRM-системах можно создавать задачи, назначать ответственных, устанавливать сроки и автоматически отслеживать выполнение. Это позволяет не только избежать забывания о важных задачах, но и улучшить организацию работы в целом. Например, руководители могут легко отслеживать, на какой стадии находится выполнение задач, и при необходимости вовремя вмешаться.
Отслеживание времени на выполнение задач. Многие CRM-системы предлагают встроенные инструменты для учета времени, что позволяет точно знать, сколько времени было затрачено на выполнение каждой задачи. Таким образом, организация получает возможность мониторить не только выполнение задач, но и анализировать, насколько эффективно используется время.
Единое пространство для работы над проектами. CRM-система обеспечивает всеобъемлющую картину процесса. В одном месте собираются все данные по проекту: задачи, сроки, бюджеты, документы, переписка и другие важные элементы. Это исключает необходимость искать информацию в разных источниках и позволяет сотрудникам быстро ориентироваться в текущем состоянии дел.
Аналитика и отчеты. Для эффективного тайм-менеджмента важно не только видеть текущие задачи, но и уметь анализировать их выполнение. CRM-системы позволяют создать подробные отчеты, которые помогут понять, сколько времени было потрачено на каждую задачу, кто из сотрудников выполнял больше всего работы, а кто нуждается в дополнительном внимании.

Как SberCRM помогает улучшить тайм-менеджмент команды

Одной из ключевых задач, которую успешно решает CRM-система, является организация работы внутри команды. Это особенно важно в условиях гибридных и удаленных форматов работы, где отсутствие личного контакта может усложнять взаимодействие между сотрудниками. Инструменты SberCRM разработаны таким образом, чтобы облегчить управление задачами, учет рабочего времени и контроль за выполнением проектов. Рассмотрим подробнее, какие именно инструменты тайм-менеджмента имеет эта система.

Постановка задач и дедлайнов

SberCRM позволяет создавать задачи с четкими дедлайнами и распределять их между сотрудниками. Каждый член команды видит в системе не только свои текущие задачи, но и общий план работы над проектом. Это помогает всем участникам лучше понимать, как их вклад влияет на общий результат.

Кроме того, система автоматически отправляет уведомления, что минимизирует вероятность забыть о задаче или упустить важные изменения. Например, если руководитель изменил срок и правило выполнения задачи или скорректировал ее приоритет, ответственный сотрудник мгновенно получает соответствующее уведомление. Это сокращает количество ошибок, вызванных человеческим фактором, и повышает дисциплину в работе команды.

Дополнительным преимуществом является возможность разбивать сложные задачи на этапы. Это особенно полезно для крупных проектов, которые требуют последовательного выполнения. Каждый этап может быть закреплен за конкретным исполнителем с собственным сроком, что позволяет избежать хаоса и обеспечивает ясность на всех уровнях.

Мониторинг выполнения задач

С помощью SberCRM руководитель может в реальном времени отслеживать статус выполнения задач. Это дает возможность оперативно вмешиваться в процесс, если работа начинает отклоняться от намеченного плана. Например, если задача задерживается, руководитель может быстро определить, что стало причиной проблемы, и предпринять меры для ее устранения.

Один из ключевых инструментов — визуальные панели управления (дашборды), которые предоставляют наглядное представление о текущем состоянии проектов. Это позволяет не только видеть, какие задачи выполнены, в процессе или просрочены, но и получать общую картину загруженности команды.

В случаях, когда возникает необходимость перераспределить ресурсы, SberCRM позволяет легко переназначить задачи между сотрудниками. Например, если один из участников команды перегружен, часть его работы может быть передана менее занятому коллеге. Это помогает поддерживать баланс нагрузки и минимизировать риски срыва сроков.

Анализ результатов работы

Завершение задачи или проекта в SberCRM сопровождается автоматическим формированием отчетов. Эти отчеты дают полную картину того, как велась работа: сколько времени было затрачено, какие проблемы возникли, насколько эффективно была распределена нагрузка.

Например, если на выполнение задачи ушло больше времени, чем планировалось, отчет поможет выявить причину. Это может быть недостаток ресурсов, неверно установленные приоритеты или внешние факторы. Такой анализ позволяет учесть ошибки и внедрить улучшения для будущих проектов.

Кроме того, отчеты помогают руководителям оценить эффективность каждого сотрудника. Это не только позволяет выявить сильные стороны членов команды, но и помогает определить зоны для развития. В перспективе это способствует повышению квалификации сотрудников и улучшению общей продуктивности.

Как SberCRM меняет подход к тайм-менеджменту

Внедрение SberCRM позволяет командам работать слаженно и эффективно даже в условиях удаленной работы. А организовать работу удаленщиков не так просто, потому что формальное назначение задач без фиксации времени практически никак не работает. Система помогает структурировать рабочий процесс, устанавливать прозрачные дедлайны и отслеживать выполнение задач в режиме реального времени. Возможность анализа работы команды дает руководителям мощный инструмент для принятия обоснованных решений и планирования ресурсов.

Для компаний, стремящихся повысить продуктивность и сократить количество ошибок, SberCRM становится незаменимым помощником. Улучшенный тайм-менеджмент — это не просто удобство, а важный шаг на пути к достижению бизнес-целей.

Реальный кейс: как SberCRM помог компании «ПанБио Фарм»

Фармацевтическая компания «ПанБио Фарм» столкнулась с необходимостью автоматизировать свои бизнес-процессы. Работа компании охватывает 270 сотрудников в 70 городах России, которые активно взаимодействуют с медицинскими специалистами. Прежняя CRM-система перестала удовлетворять потребности бизнеса: она не обеспечивала достаточной гибкости, не позволяла адаптировать функционал под новые задачи и требовала значительных временных и материальных затрат на доработку.

Предпосылки внедрения

Особенность работы компании заключалась в высокой мобильности сотрудников. Им нужно было эффективно взаимодействовать с офисом, оперативно получать данные, а также проводить презентации и оформлять отчеты «в полях». Проблемы усугублялись требованиями импортозамещения, что исключало использование иностранных CRM-решений.

Решение: SberCRM

Для решения задач компании была выбрана SberCRM, адаптированная под фармацевтическую отрасль. За рекордные 7,5 месяцев система была внедрена и полностью настроена. Ключевыми модулями стали:

планирование встреч. Обеспечивает работу онлайн и офлайн, что позволяет сотрудникам эффективно взаимодействовать с клиентами даже без доступа к интернету;
постановка задач. Автоматизация процессов постановки и отслеживания задач для каждого сотрудника;
создание маршрутов. Функционал для планирования визитов и оптимизации маршрутов сотрудников;
аналитика. Детальная статистика по продажам, количеству визитов и динамике работы;
библиотека материалов. Хранение актуальных материалов для презентаций и консультаций.

Результаты внедрения

Сокращение времени на обработку данных. Скорость обработки запросов увеличилась в 20 раз.
Улучшение взаимодействия с клиентами. Медицинские представители получили доступ к актуальным данным в удобной форме.
Оптимизация задач. Упрощение планирования маршрутов позволило минимизировать временные и ресурсные затраты.
Увеличение производительности. Сотрудники смогли уделять больше времени взаимодействию с клиентами, что положительно сказалось на продажах.

Планы на будущее

В компании планируют дальнейшее развитие платформы, включая внедрение модуля интерактивных презентаций и системы контроля за передвижением сотрудников. Решение на базе SberCRM стало не только заменой иностранного ПО, но и примером успешной автоматизации в условиях специфики фармацевтической отрасли.

Этапы внедрения SberCRM для учета рабочего времени

Для эффективного внедрения SberCRM необходимо пройти несколько ключевых этапов. Пошаговый процесс поможет вам адаптировать систему под особенности бизнеса и добиться максимальной эффективности.

Оценка текущих процессов компании: на этом этапе важно понять, какие процессы необходимо автоматизировать и как SberCRM может быть настроена для решения конкретных задач. Это также включает оценку существующих методов учета рабочего времени и задач, выявление слабых мест и потребностей.
Настройка системы под задачи бизнеса: каждый бизнес уникален, и SberCRM должна быть настроена с учетом специфики вашей компании. Это включает создание соответствующих типов задач, настройку шаблонов отчетности, интеграцию с другими системами и т. д.
Обучение сотрудников работе в SberCRM: после настройки системы важно провести обучение для сотрудников, чтобы они могли эффективно использовать все возможности CRM. Чем быстрее сотрудники освоят систему, тем быстрее будут достигнуты результаты.
Постоянный мониторинг и оптимизация: внедрение SberCRM — это не одноразовая работа. Система требует постоянного мониторинга и корректировки для того, чтобы она оставалась актуальной и соответствовала меняющимся потребностям компании.

Учет рабочего времени и эффективный тайм-менеджмент — это не просто необходимость, а важный фактор, определяющий успех бизнеса. Внедрение CRM-систем значительно улучшает организацию рабочего процесса, помогает избежать множества ошибок и повышает продуктивность сотрудников.

Не откладывайте внедрение CRM в вашей компании! Сделайте шаг в сторону более эффективного управления временем уже сегодня, и ваш бизнес почувствует все преимущества этой технологии.

¹ От англ time management – управление временем

²CRM – customer relationship management, система для управления взаимоотношениями с клиентами