Как построить выверенный рабочий процесс, назначить ответственных на разные этапы и отследить сроки выполнения? Ответить может японская система канбан.
Канбан — это система организации работы
В канбане все задачи представлены в виде карточек на доске. Карточки удобно группировать, перемещать, добавлять в них описание. Так можно контролировать выполнение задач и ход развития проекта. Это гибкая система управления, которую легко использовать и в бизнесе, и в личных делах.
Суть канбана — визуализация процесса работы и разделение его на этапы. У любой задачи есть, как минимум, три этапа, протяженных во времени: будущее, настоящее и прошлое. Они соответствуют рабочим процессам: «запланировано» — «выполняется» — «сделано». С этого можно начинать строить свою систему канбан.
Что относится к инструментам канбан
1. Доска
Представьте любую доску: реальную пробковую или виртуальную в системе управления отношений с клиентами (CRM, customer relationship management).
На доске колонки с карточками-задачами. Каждая колонка — этап выполнения работ. Когда задача завершается, ее переносят в следующую колонку. Канбан-доска помогает гибко планировать задачи, следить за их выполнением и движением проекта.
2. Поток
Вторая важная сущность — поток задач. У всех процессов есть общее направление движения, итоговые цели и результат. С помощью канбана можно управлять этим потоком: анализировать движение, замечать заторы на пути и направлять течение в нужное русло.
3. Карточка
Канбан-карточки — это задачи, которые движутся по потоку. Карточки выглядят как цветные клейкие стикеры. На них написано название задачи, срок выполнения, указана необходимая информация. В карточки можно добавлять файлы, отмечать приоритет и назначать ответственных за выполнение. Так задачи проходят по этапам проекта, пока их не выполнят.
Внедрение канбан
Внедрять систему легко. Канбан — это не радикальный новый подход, при котором необходимо перезапускать все процессы. Наоборот, нужно начинать с текущих рабочих задач, сохранив существующую вертикаль управления.
Команда в канбане ― единый механизм. Если один участник будет отставать, просядет вся организация. Важнее всего найти баланс в работе. Выбрать темп, который подойдет команде, посчитать комфортное количество задач и сроки выполнения.
Планируйте работу на общей доске, чтобы каждый сотрудник видел ценность своего вклада. Согласовывайте изменения со всем коллективом, но поощряйте личную инициативу, если она несет пользу. Помните о главной цели — показать должный результат и реализовать проект.
Метод канбан: плюсы и минусы
У всех систем управления свои преимущества, которые, в то же время, могут являться недостатками. Смотря, чем занимается компания, и какая методология оценки.
Плюсы, которые дает работа с канбанами:
1. Наглядность
Легко понять направление движения и заметить проблемные места проекта. Также визуализация упрощает формирование отчетов о проделанной работе.
2. Гибкое планирование
Менеджер видит картину процессов целиком и определяет приоритетные задачи. Команда сконцентрирована на работе, которая напрямую влияет на текущие цели проекта.
3. Высокое вовлечение
Все сотрудники работают в едином ритме и помогают коллегам не утонуть в потоке задач. Процессы прозрачные, поэтому работники больше доверяют руководству.
4. Быстрые циклы
Гибкая модель позволяет ускорить рабочие процессы, быстрее развивать проект и добиваться результатов.
Минусы канбанов:
1. Нет совещаний
Внутренний чат и запланированные совещания упростили бы коммуникацию и принятие решений. Поэтому система больше подходит небольшим командам.
2. Нет долгосрочного планирования
Канбан больше рассчитан на спринты и мгновенные результаты, чем на планомерное достижение целей в горизонте нескольких лет.
Для чего используется канбан
Пользоваться канбаном можно в самых разных отраслях: производство автомобилей, разработка ИТ-программ, продажи по телефону, подготовка к экзаменам. Система упорядочивает процессы, помогает расставить приоритеты, установить дедлайны и начать выполнять задачи.
Изначально модель канбан придумал японский автомобильный гигант Toyota Motors. Оперативные планы помещали на доску, чтобы отслеживать производственный процесс и выполнять задачи точно в срок. Сейчас модель канбан чаще всего используется в CRM-системах.
SberCRM — современный пример использования канбана для управления продажами и клиентским сервисом. Карточки на канбан-доске связаны внутри системы, в них автоматически заносятся данные клиентов и сотрудников, а дополнительные интеграции упрощают коммуникацию команды и бизнес-процессы компании. До конца 2022 года можно бесплатно воспользоваться базовым тарифом SberCRM.