Как построить выверенный рабочий процесс, назначить ответственных на разные этапы и отследить сроки выполнения? Ответить может японская система канбан.
Что такое Канбан
Канбан — это система организации работы, основанная на визуализации процессов и задач. В канбане задачи представлены в виде карточек, которые можно группировать, перемещать и добавлять в них описание. Такая система позволяет эффективно контролировать выполнение задач и ход развития проекта. Канбан — это гибкая система управления, которую можно использовать как в бизнесе, так и для личных дел.
Суть канбана — визуализация процесса работы и разделение его на этапы. У каждой задачи есть, как минимум, три этапа: будущее, настоящее и прошлое. Они соответствуют рабочим процессам: «запланировано» — «выполняется» — «сделано». С этого и начинается построение системы канбан.
Основные принципы канбана
1. Визуализация задач. Все задачи должны быть видны на доске. Это позволяет команде быстро оценить статус каждого проекта и увидеть, на каком этапе находится каждая задача.
2. Ограничение незавершенной работы (WIP¹). Важно установить пределы на количество задач, которые могут быть в процессе одновременно, чтобы избежать перегрузки и потери фокуса.
3. Управление потоком. Поток задач должен быть стабильным. Это значит, что задачи должны двигаться по канбан-доске без больших задержек.
4. Четкая приоритизация. Важные задачи должны идти в первую очередь. Канбан помогает четко определить, что нужно делать в первую очередь, а что можно отложить.
5. Постоянное улучшение. Канбан требует регулярных улучшений. Команда должна постоянно анализировать процесс и выявлять области для улучшения.
Что относится к инструментам канбан
1. Доска
Канбан-доска является центральным элементом системы. Это может быть как реальная доска, например, пробковая, так и виртуальная доска в системе управления отношениями с клиентами (CRM²).
На доске создаются колонки, которые отражают этапы выполнения работ. Каждая задача представлена карточкой, которая перемещается через эти колонки, от начального этапа до завершения. Например, задача может начинаться в колонке «Запланировано», переходить в «В процессе» и завершаться в «Сделано».
Как работает канбан-доска:
- На доске отображается текущее состояние всех задач.
- Каждая колонка на доске соответствует определенному этапу работы. Задача перемещается из одной колонки в другую по мере выполнения.
- Канбан-доска помогает гибко планировать задачи, отслеживать их выполнение и наглядно демонстрировать движение проекта.
Преимущества канбан-доски:
- Прозрачность: Все задачи видны команде, что повышает уровень доверия и вовлеченности.
- Легкость в управлении: Легко отслеживать прогресс выполнения задач и вовремя реагировать на задержки.
- Гибкость: Возможность быстро реагировать на изменения, перемещая задачи между колонками в зависимости от приоритетов.
2. Поток
Вторая важная сущность — поток задач. У всех процессов есть общее направление движения, итоговые цели и результат. Канбан позволяет управлять этим потоком, контролируя движение задач и устраняя узкие места в процессе.
Как управлять потоком с помощью канбан:
- Канбан помогает контролировать скорость и направление потока задач.
- С помощью доски можно быстро увидеть, на каком этапе находятся задачи, и обнаружить заторы.
- Если процесс замедляется на каком-либо этапе, это сразу заметно, и можно принять меры для устранения проблемы.
Преимущества управления потоком:
- Оптимизация процессов: Канбан позволяет выявить и устранить узкие места в процессе, улучшая общую продуктивность.
- Снижение времени выполнения задач: Управление потоком помогает быстро двигать задачи по этапам, минимизируя задержки.
3. Карточка
Канбан-карточки — это задачи, которые движутся по потоку. Карточки выглядят как цветные клейкие стикеры. На них написано название задачи, срок выполнения, указана необходимая информация.
Особенности канбан-карточек:
- На карточке можно указать название задачи, срок выполнения, приоритет и назначенного ответственного.
- Карточки могут содержать дополнительные файлы или ссылки, которые связаны с выполнением задачи.
- По мере продвижения задачи по этапам, карточка перемещается с одной колонки в другую на доске.
Как работают карточки в канбан-системе:
- Когда задача только начинается, она помещается в колонку «Запланировано».
- Когда работа по задаче начинается, карточка перемещается в колонку «В процессе».
- После завершения задачи карточка перемещается в колонку «Сделано».
Преимущества канбан-карточек:
- Персонализация: Каждая задача имеет свою карточку, что позволяет персонализировать процесс и назначить ответственных за выполнение.
- Управление приоритетами: Легко установить приоритет для каждой задачи, чтобы сосредоточиться на наиболее важных задачах.
- Простота в использовании: Карточки легко обновляются и перемещаются по доске, что делает систему удобной для команд любого размера.
Как внедрить канбан-систему
Внедрение канбан-системы не требует кардинальных изменений в процессе. Начинать стоит с текущих задач, не меняя существующую вертикаль управления. Важно дать команде время на адаптацию и плавно внедрять систему.
Как внедрить канбан в команду:
- Оцените текущие задачи и процесс их выполнения.
- Создайте доску (виртуальную или физическую).
- Определите этапы работы и лимиты по задачам.
- Запустите систему с небольшим количеством задач и постепенно увеличивайте их количество.
- Отслеживайте эффективность и регулярно устраняйте возникающие проблемы.
Пример успешного внедрения канбан в CRM-системы, такие как SberCRM, помогает автоматизировать процессы управления задачами и улучшить коммуникацию в команде.
Метод канбан: плюсы и минусы
У всех систем управления свои преимущества, которые, в то же время, могут являться недостатками. Смотря, чем занимается компания, и какая методология оценки.
Для чего используется канбан
Пользоваться канбаном можно в самых разных отраслях: производство автомобилей, разработка ИТ-программ, продажи по телефону, подготовка к экзаменам. Система упорядочивает процессы, помогает расставить приоритеты, установить дедлайны и начать выполнять задачи. Изначально модель канбан придумал японский автомобильный гигант Toyota Motors. Оперативные планы помещали на доску, чтобы отслеживать производственный процесс и выполнять задачи точно в срок. Сейчас модель канбан чаще всего используется в CRM-системах.
SberCRM — современный пример использования канбана для управления продажами и клиентским сервисом. Карточки на канбан-доске связаны внутри системы, в них автоматически заносятся данные клиентов и сотрудников, а дополнительные интеграции упрощают коммуникацию команды и бизнес-процессы компании.
Чем Канбан отличается от Scrum³
Методология Канбан и метод Scrum схожи, но между ними есть несколько ключевых различий:
Канбан отлично подходит для постоянных процессов, где задачи могут меняться, а Scrum — для проектов, которые требуют четких итераций и соблюдения сроков.
Заключение
Метод Канбан является эффективным инструментом для управления задачами и проектами. Он помогает улучшить визуализацию процессов, повысить вовлеченность команды и ускорить выполнение задач. Внедрение системы канбан помогает малым и средним компаниям увеличить продуктивность и улучшить взаимодействие между сотрудниками.
Блок FAQ
Можно ли использовать Канбан для личных целей и самоорганизации?
Да, канбан может быть использован для личных целей, например, для планирования задач и управления временем. Он поможет вам организовать рабочие и личные дела, визуализируя этапы выполнения.
Как отслеживать эффективность внедрения Канбан в проект?
Эффективность можно отслеживать через время, которое требуется для завершения задач, выявление проблемных этапов и улучшение общей производительности команды.
Как Канбан помогает повысить продуктивность команды?
Канбан улучшает продуктивность, позволяя сосредоточиться на наиболее важных задачах, упрощая коммуникацию и устраняя узкие места в процессе.
__________
¹ WIP (от англ. Work In Progress) — это «незавершенная работа»; задачи, которые находятся в процессе выполнения, но еще не завершены, и используется для управления рабочим потоком и ограничения незавершенных работ в методологии Канбан.
² CRM (от англ. Customer Relationship Management — управление взаимоотношениями с клиентами) — система для автоматизации стратегий взаимодействия с клиентами, в частности для повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов.
³ Scrum (от англ. «схватка») — это методология управления проектами, основанная на итеративном подходе, где работа делится на короткие циклы (спринты), в конце каждого из которых достигается видимый результат, а команда адаптирует процесс для повышения эффективности.
