Документооборот играет ключевую роль в управлении любым бизнесом. Он позволяет обеспечивать юридическую прозрачность, внутреннюю дисциплину и структурированность всех операций. Однако традиционный бумажный документооборот постепенно заменяется электронным, поскольку классический оборот документации становится неудобным и может вести к увеличению количества ошибок, а также усложнению взаимодействия между сотрудниками, клиентами и контрагентами.
Какие есть проблемы у бумажного документооборота:
1. Документы теряются, что приводит к задержкам в принятии решений.
2. Сотрудники вынуждены тратить время на поиск нужных бумаг в архивах.
3. Согласование договоров затягивается из-за необходимости физической подписи.
4. Ошибки в оформлении приводят к дополнительным затратам на исправления и юридическим рискам.
2. Сотрудники вынуждены тратить время на поиск нужных бумаг в архивах.
3. Согласование договоров затягивается из-за необходимости физической подписи.
4. Ошибки в оформлении приводят к дополнительным затратам на исправления и юридическим рискам.
Неправильная организация документооборота может привести к серьезным последствиям. Например, потеря важных документов, несогласованность версий, затрудненное отслеживание статусов — все это снижает эффективность работы компании. Кроме того, ошибки в оформлении документов могут привести к юридическим и финансовым рискам.
Автоматизация документооборота с использованием современных CRM-систем (Customer Relationship Management − система для управления взаимоотношениями с клиентами) позволяет минимизировать вероятность возникновения таких проблем. Она упрощает хранение, поиск, согласование и подписание документов. В этой статье мы разберем, как правильно организовать электронный документооборот, какие его основные принципы и какие преимущества дает использование CRM.
Основы электронного документооборота
Документооборот — это не просто процесс создания и обмена документами, а целая система, включающая создание, согласование, подписание, хранение и передачу бумаг внутри компании и между внешними организациями. По факту это ключевая часть любого бизнеса, обеспечивающая его плавную работу и соблюдение юридических норм. При этом важно, чтобы этот процесс был организован эффективно, чтобы минимизировать задержки, избежать ошибок и обеспечить высокий уровень безопасности.
Основные участники документооборота:
- Сотрудники — специалисты, которые занимаются подготовкой, редактированием и согласованием документов. Они также могут осуществлять контроль за актуальностью информации.
- Руководители — утверждают и подписывают документы, принимают в пределах своих компетенций, юридически значимые решения.
- Клиенты и контрагенты — получают и подписывают бумаги, заключают сделки и участвуют в процессе передачи данных.
- Регуляторы — в рамках своих полномочий при проведении проверок вправе запрашивать документы.
Качественная организация документооборота помогает повысить оперативность работы, снизить количество ошибок и ускорить принятие решений. Когда все участники взаимодействуют правильно, процесс становится эффективным и прозрачным.
Электронный документ и электронная подпись
Электронный документ представляет собой цифровой аналог бумажного документа. Он создается, хранится и обрабатывается в электронном виде и при этом имеет такую же юридическую силу, как и традиционные бумажные документы, если он подписан с помощью электронной подписи. Этот подход позволяет сократить затраты на бумагу и ее хранение, ускорить рабочие процессы. При этом электронные документы применяются для заключения договоров, отправки отчетности и других юридически значимых действий.
Виды электронного документооборота
Электронный документооборот представляет собой не просто цифровую замену бумажных документов, а интегрированную систему, которая улучшает не только скорость обмена, но и управление документами на всех уровнях. Каждый тип документооборота имеет свои особенности и требования, что позволяет организации выбрать подходящую систему исходя из ее бизнес-потребностей и объема.
Виды электронного документооборота:
- Внутренний — используется для согласования и обмена документами внутри компании. Это могут быть внутренние нормативные и организационно-распорядительные документы, отчеты, проекты договоров и другие документы, которые не требуют передачи за пределы компании. Такой документооборот ускоряет процессы согласования и утверждения внутри организации.
- Внешний — применяется для обмена документами с внешними контрагентами, такими как клиенты, поставщики, государственные органы. Этот вариант включает в себя подписание договоров, отправку отчетности в государственные органы, а также обмен юридически значимыми документами.
- Гибридный — сочетает элементы внутреннего и внешнего документооборота. В этом случае часть документов передается внутри компании, а часть — внешним контрагентам, что позволяет обеспечить максимальную гибкость и оптимизацию процессов.
Каждый из этих видов требует надежной системы управления, которая обеспечивает возможность быстрого поиска нужных документов, отслеживания их статуса и защиты данных. Внедрение электронного документооборота помогает организации существенно повысить эффективность и снизить затраты, обеспечивая бесперебойную работу.
Использование SberCRM для организации электронного документооборота
SberCRM − это инструмент для автоматизации работы с клиентами, управления продажами и, конечно же, для организации электронного документооборота. Эта платформа предлагает встроенные инструменты для создания, подписания и хранения документов, а также интеграции с внешними системами ЭДО, такими как «Контур.Диадок»1. Система позволяет компаниям автоматизировать процесс создания, подписания и хранения документов, используя удобный интерфейс.
Использование CRM особенно актуально для следующих сфер:
- управление продажами — оперативное создание, согласование и подписание договоров с клиентами, что ускоряет процесс продажи и улучшает отношения с клиентами.
- тендерные процессы — подготовка и подача тендерной документации;
- недвижимости − эффективное управление документооборотом важно для оперативного заключения сделок, согласования договоров купли-продажи и других бумаг, связанных с недвижимостью;
Благодаря гибкости платформы CRM позволяет адаптировать процесс документооборота под нужды бизнеса из разных сфер.
Обмен документами через электронный документооборот в CRM
Теперь подробнее про возможности. Одним из ключевых преимуществ SberCRM стала интеграция с сервисами электронного документооборота, например, «Контур.Диадок». Это значительно упростило процесс обмена документами, сделав его более удобным и надежным.
Какие возможности предоставляет интеграция SberCRM и систем ЭДО?
- Отправка и получение документов. Пользователи могут загружать или создавать документы прямо в CRM и передавать их контрагентам без необходимости использовать сторонние платформы.
- Подписание. Благодаря интеграции с «Контур.Диадок» документы подписываются квалифицированной электронной подписью.
- Отслеживание статусов. Система фиксирует этапы согласования документа, указывая, ответственных лиц и необходимые действия.
- Хранение и защита данных. Все документы автоматически сохраняются в системе, обеспечивая быстрый доступ и высокий уровень безопасности.
- Интеграция с 1С. Возможность работы с 1С напрямую из CRM, упрощая обмен бухгалтерскими и финансовыми документами.
Преимущества использования CRM для ЭДО:
- экономия времени — автоматизация процессов минимизируя рутинные задачи;
- снижение количества ошибок — автоматическая проверка документов на корректность;
- удобство работы — единая платформа для всех этапов документооборота.
Для начала работы с электронным документооборотом в SberCRM достаточно один раз ввести данные вашей компании и контрагентов. Эти данные сохраняются в системе, и вам не нужно будет повторно вводить их при каждом обмене документами.
Система синхронизируется с «Контур.Диадок» через открытое API2. Использование этой функции не требует дополнительных затрат на техническое обеспечение. Все, что необходимо, — это оплаченный пакет для исходящих документов в «Контур.Диадок».
Электронный документооборот в SberCRM продолжает развиваться благодаря интеграции с собственными решениями и сторонними платформами. Интеграция с «Контур.Диадок» предоставляет пользователю все необходимые инструменты для отслеживания статуса, согласования, подписания и обмена документами.
Заключение
Электронный документооборот — это не просто тренд, а необходимость для современного бизнеса. Автоматизация позволяет компаниям ускорить процессы работы с документами, сократить издержки и минимизировать ошибки. Использование CRM ЭДО дает возможность автоматизировать этот процесс и сделать его максимально удобным и безопасным.
Интеграция с сервисами электронного документооборота — важное улучшение, которое открывает новые возможности для компаний, работающих с документами. Внедряя такие инструменты, бизнес не только оптимизирует процессы, но и повышает свою конкурентоспособность на рынке.
2 Application Programming Interface − интерфейс программирования приложения