Как оптовая компания оптимизировала работу с гос. закупками и тендерами в SberCRM

Компания «Грин Лайн» — оптовый поставщик медицинского оборудования и расходных материалов. Основные контрагенты — государственные медучреждения, закупки в которых проходят с помощью тендеров и частные медицинские организации. В штате компании — 25 человек, все они на разных этапах сопровождают продажи, работают с документацией и отслеживают отгрузку готовых заказов. Длительность цикла продаж составляет в среднем один год, но может быть увеличена в 2−3 раза. Работа с такими долгосрочными проектами требует постоянного контроля за этапами продаж и особо тщательного отслеживания изменений.

Вся информация о сделках, заказчиках и контрагентах раньше хранилась в таблицах или в общих документах на сервере компании. Данными о ходе сделок обменивались при личных встречах с руководством, с помощью звонков и писем, информация была разрозненной и могла теряться.

Основные задачи, которые должна была решить CRM-система:

• создание единого пространства для командной работы;
• оптимизация процесса согласования счетов и документов;
• отслеживание хода сделок;
• получение аналитики и прогнозирование успешности сделок.

Руководитель «Грин Лайн» Алексей Агафонов вспоминает, что несколько лет назад, когда компания только начинала работу, его «CRM-системой» был ежедневник. По мере развития, с ростом количества сотрудников и числа сделок, блокноты и таблицы перестали быть надежным средством для хранения информации. Требовались инструменты для быстрого обмена данными и совместной работы. О SberCRM Алексей узнал от сотрудников СберБизнес и сразу начал тестировать систему.

В первую очередь команда SberCRM настроила воронку продаж для визуализации всех этапов сделки. Отслеживать передвижение компании-контрагента в системе, от первого контакта и до отгрузки товара, стало легче. Воронка продаж в «Грин Лайн» настроена точно под специфику бизнеса, в ней заложены только нужные этапы и точно рассчитанная последовательность действий. Переход между этапами происходит автоматически.

Затем разработчики сосредоточились на процедуре согласования документов — это один из важнейших этапов в работе, в частности с государственными контрактами. С помощью SberCRM удалось организовать автоматическое продвижение документов между ответственными лицами и отделами компании. В результате согласование счетов и договоров заметно упорядочилось и ускорилось.

Еще одним кастомным объектом, созданным в CRM под специфику бизнеса компании, стал модуль отслеживания отгрузок. С его помощью можно проследить весь путь заказа от создания товарной накладной до отгрузки на склад контрагенту.

Также по запросу руководителя команда внедрила в CRM большой блок аналитики, с помощью которого можно прогнозировать будущую прибыль, отслеживать выполнение плана продаж отдельными менеджерами и по компании в целом.

Реализованные настройки обеспечили компании системный подход во внутренних процессах компании, а также повысило прозрачность в отработке контракта от первых стадий до отгрузки товара контрагенту.

За 7 месяцев совместной работы по настройке SberCRM компания «Грин Лайн» получила полноценное отраслевое решение для оптимизации оптовых продаж. Теперь каждый сотрудник может отслеживать этапы согласования своих документов, видеть стадии отгрузки товара, рассчитывать с помощью CRM свои будущие бонусы. В итоге компании удалось упростить совместную работу над тендерами, централизованно хранить всю информацию о контрагентах в единой системе, получать отчетность и оперативную информацию о задачах в работе и статусах их выполнения.

В ближайших планах компании – внедрить новый инструмент для проектной работы, который появился в SberCRM. С его помощью станет возможным декомпозировать задачи — разбивать крупные части проекта на отдельные задачи и подзадачи, связанные друг с другом. Визуально элементы представляются в виде диаграммы Ганта – графика из серии горизонтальных линий, которые показывают последовательность задач и сроки их выполнения. Эффективная проектная работа, организованная внутри CRM, особенно важна для «Грин Лайн», где цикл продаж весьма продолжителен.

А также настроить интеграцию для получения в SberCRM данных о расчетах с контрагентами из СберБизнес, чтобы оперативно получать информацию как о выручке компании, так и о маржинальности проведенных сделок.