Ведение документации на предприятии отнимает значительную часть рабочего времени сотрудников. В условиях большого количества заказов и увеличения нагрузки на персонал не исключены ошибки, потеря документов, нарушение сроков их подготовки.
Снизить влияние человеческого фактора и навести порядок в делопроизводстве помогут системы электронного документооборота (СЭД). В статье поговорим о специфике данных программ и их преимуществах для бизнеса.
Система ЭДО: что это такое простыми словами
Электронный документооборот (или ЭДО) — это организация обмена документами в электронном виде без их оформления на бумажных носителях. Для его функционирования внедряется специальное программное обеспечение с защищенными каналами связи.
Работа в системе электронного документооборота предполагает:
- создание документа по установленной форме,
- заверение его электронной подписью (ЭП),
- отправка адресату,
- принятие документа получателем — его регистрация, подписание или, возврат отправителю для внесения изменений.
Важно. При оформлении договоров, счетов, официальных писем наличие электронной подписи обязательно. Без неё документ не имеет юридической силы.
Переход на систему электронного документооборота — один из этапов автоматизации работы компаний. СЭДы делают обмен документами быстрым и простым. Среди прочих достоинств такого подхода к организации делопроизводства:
- Надежность. Если бумажный документ может потеряться на почте, то электронный точно достигнет адресата. Риск утраты данных при ЭДО минимален.
- Защита от изменений. Электронная подпись исключает подделку документа или его корректировку третьими лицами.
- Быстрый поиск. Найти необходимый документ в базе данных просто — этот процесс займет несколько секунд. При этом вся информация надежно хранится на облачном или собственном сервере компании.
- Минимальный риск ошибок. Система электронного документооборота защищает от опечаток, некорректного оформления, заполнения, дублирования документов.
- Снижение трудозатрат персонала. Работа с документами отнимает меньше времени и сил сотрудников.
- Безопасность данных. СЭДы позволяют ограничивать права доступа сотрудников к определенной документации. Информация о компании, клиентах, сделках под надежной защитой.
Виды электронных документов в системе ЭДО
Документооборот на предприятии может быть внешним и внутренним. Наиболее высокие требования предъявляются к первому: все отправляемые документы должны иметь установленную форму и заверяться электронной подписью. При этом в бизнесе могут использоваться следующие виды документации:
Важно. Следует различать электронный документ и электронный образ — сканированный вариант бумажной документации. Последний должен подтверждаться распечатанными оригиналами с подписями и печатями.
Преимущества электронного документооборота для бизнеса
Электронный документооборот сегодня набирает популярность в бизнес-среде. Компании стремятся максимально автоматизировать процессы взаимодействия с партнерами, поставщикам, клиентами. Внедрение систем электронного документооборота позволяет:
- Избежать ошибок. Формирование счета или договора в программе происходит автоматически. Менеджеру достаточно выбрать шаблон документа: система внесет данные о сторонах и сумме сделки самостоятельно. Вероятность ошибок при этом снижается.
- Обеспечить прозрачность документооборота. Ни один документ не потеряется при подключении СЭД. А контроль за движением бумаг становится проще: отправитель и получатель видят, на какой стадии находится тот или иной документ. Например, после подписания договора его статус в системе изменится.
- Оптимизировать бизнес-процессы. Зачем ждать подписание или доставку документов неделями, если можно сделать это за несколько секунд? Работа с документацией в программе экономит время сотрудников предприятия.
- Снизить расходы компании. Электронный документооборот позволит сократить расходы на бумагу и печать документов.
- Обеспечить безопасность данных. Электронные документы хранятся на сервере компании или разработчика системы электронного документооборота. Руководитель может ограничить права доступа сотрудников к файлам. А сведения об изменениях в документе отображаются в программе. Шифрование данных гарантирует их сохранность при передаче.
- Упростить работу персонала. Установка СЭД — это забота о ваших сотрудниках. Автоматизируйте рутинные процессы, чтобы освободить время для решения более сложных проблем. Формирование договоров, отправка счетов на оплату клиентам, создание отчетов о проделанной работе — с этими и другими задачами легко справится система электронного документооборота.
- Эффективно вести архив. Если для хранения бумажных документов требуется отдельное помещение, то электронные размещены на серверах компании. Поиск необходимых данных занимает несколько секунд. А доступ к документам можно организовать из любой точки мира.
Что такое ЭДО: боремся с мифами и заблуждениями
Новые технологии не всегда легко внедрить на предприятии. Сотрудникам проще работать по привычным схемам, а руководство опасается дополнительных расходов и остановки бизнес-процессов.
Перейти на электронный документооборот на практике не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Основными аргументами противников автоматизации становятся мифы о том, что электронный документооборот — это:
1. Ненадежно. Бумажный документ считается гарантом заключений сделки или проведенной оплаты. Но при ближайшем рассмотрении в нем обнаруживаются недостатки: подписи легко подделать, а документацию — потерять. Электронные документы сохраняются в базе данных, в любой момент могут быть запрошены, а электронная подпись защищает от подделок.
2. Проблемы с контрагентами. Для обмена документами обе стороны должны быть подключены к системе электронного документооборота и иметь квалифицированную электронную подпись. Начните работать с партнерами, которые уже перешли на автоматизированные обмен документами. Для остальных всегда можно распечатать сформированный в системе документ и заверить его печатью и подписью.
3. Дорого. Покупка программного обеспечения или подписка на облачные сервисы — дополнительная статья расходов фирмы. Но при традиционном документообороте компании тоже несут издержки. Бумага, расходные материалы для принтеров, конверты и почтовые марки — на всё это выделяются немалые суммы.
5. Долго. Установка новых программ и обучение сотрудников отнимет много времени. На практике это не всегда так: разработчики систем электронного документооборота предлагают простой интерфейс и быстрое подключение. Освоить принципы создания и отправки документов можно самостоятельно.
Что такое CRM-система и как она помогает в организации ЭДО
Перейти на электронный документооборот предприятию также поможет установка CRM-системы (от англ. customer relationship management, система управления взаимоотношениями с клиентами). В ней документы можно создавать автоматически и заполнять по одному клику. Достаточно сформировать один раз шаблоны договоров, счетов, отчетов, чтобы в дальнейшем быстро работать с ними.
Внедрение CRM-системы позволит компании:
- генерировать и отправлять договоры клиентам и контрагентам;
- организовать удобное хранение документации — файлы прикрепляются к карточке клиента;
- автоматизировать рассылки — сформированный документ будет направлен адресату точно в срок;
- открыть доступ отдельным сотрудникам к документам;
- упростить поиск документов.
Дополнительным преимуществом станет интеграция CRM с другими полезными приложениями — электронной почтой, мессенджерами, бухгалтерскими программами. Работать с документами можно прямо в системе, а готовые документы пересылать партнерам или клиентам. Подключить тариф «Расширенный» сервиса SberCRM можно бесплатно до 31 декабря 2022 года.