ERP-система — это программное обеспечение, которое используется для автоматизации бизнес-процессов предприятия. Она работает на основе единой базы данных, помогая управлять компанией более эффективно.
Чтобы понять, что это за программа, нужна ли она вашему бизнесу, какие у неё есть плюсы или минусы, давайте вместе разберёмся с тем, как она работает на практике.
ERP-система — что это такое?
Понятие ERP-системы пришло к нам из США (enterprise resource planning, планирование ресурсов предприятия). Соответственно, ERP-системы — это программное обеспечение, которое создаётся для того, чтобы все данные можно было собрать в едином месте.
Важно понимать, что не все эти системы разработаны по единому сценарию и могут использоваться в любых отраслях. К примеру, ERP-система, разработанная для продуктового ритейла, не будет подходить для предприятия, работающего в газовой отрасли.
По сути ERP — это единая база данных, где собраны сведения о деятельности, а также различных процессах внутри компании. С помощью этого программного обеспечения можно находить слабые места в управлении предприятием, что позволяет своевременно предпринимать необходимые действия по их исправлению.
Для чего нужна ERP-система?
Любой работник предприятия и отдел компании создают большие объёмы информации в ходе ведения своей деятельности. В небольшой организации у директора есть полноценный доступ ко всем сведениям, а также достаточно времени, чтобы все эти сведения изучить и отследить внутренние бизнес-процессы.
Но по мере роста предприятия все эти процессы, на управление которыми ранее уходило минимум сил и времени, превращаются в большие объёмы информации, которые требуют структурирования и изучения. В таком случае требуется внедрение ERP-системы, поэтому она больше подходит для среднего и крупного бизнеса. Она охватывает работу всей компании, а не её отдельных подразделений, связывая все процессы в единый цикл управления.
ERP позволяет управлять следующими направлениями в работе предприятия:
- Финансы компании. Система позволяет отслеживать и контролировать входящие и исходящие финансовые потоки организации.
- Взаимоотношения с клиентами. Проводится фиксация истории общения с заказчиками, поэтому отчасти она берёт на себя функции CRM-системы (customer relationship management, система управления взаимоотношениями с клиентами).
- Поставки товаров. Проводится контроль за закупками, работой с поставщиками, отгрузками товара заказчикам, т.е. любые логистические вопросы. Внедрение этого решения позволяет полноценно контролировать процесс закупок всего необходимого для производства и работы компании.
- Персонал. С помощью этой системы можно делегировать задачи сотрудникам, распределяя между ними роли и сферы ответственности, отслеживать KPI (key performance indicators, ключевые показатели эффективности) отдельных работников, а также вести полноценный кадровый учёт и финансовую деятельность, начисляя сотрудникам заработную плату.
- Мониторинг основных показателей работы предприятия. Выручка за отчётный период, прибыль в чистом виде, финансовые расходы на рекламу и зарплату работников, а также другие сведения.
Какие есть плюсы от внедрения ERP-системы?
Внедрение ERP-системы позволяет решить различные проблемы бизнеса. Она используется для упорядочивания информации, собирая вместе все бизнес-процессы компании.
Её внедрение необходимо, если у вашей компании есть следующие проблемы:
- Функционал используемых программ оказывается недостаточным для продуктивной деятельности предприятия. Наблюдается большая нагрузка на производство, в компании много различных процессов и необходимо обрабатывать большие объёмы информации.
- Сотрудники предприятия тратят очень много времени на рутинные процессы, большинство из которых можно автоматизировать. Внедрение ERP исключает «человеческий фактор», минимизировав количество возможных ошибок.
- Нет связи между отделами и структурами предприятия. Это мешает компании расти, потому что отсутствие скоординированной работы ведёт к снижению производительности труда как целых отделов, так и отдельных работников.
- Недовольство со стороны клиентов. Если клиенты остаются недовольны работой вашей компании и наблюдается отток заказчиков, внедрение ERP-системы поможет автоматизировать проблемные процессы внутри организации. Например, общение с покупателями и организацию поставок, поэтому у клиентов будет повышаться уровень доверия к компании.
- Недостаток информации для принятия правильных управленческих решений. Любое решение, которое принимает руководитель организации, имеет свои последствия. Какое решение будет принято, напрямую зависит от качества информации, которая есть у руководителя. Некорректная или неполная информация часто бывает следствием того, что она разбросана по отдельным отделам предприятия, и у неё нет четкой структуры.
Есть ли у ERP-системы недостатки?
Использование ERP целесообразно не во всех случаях, поэтому мы заранее указали, что это решение больше всего подходит для среднего и крупного бизнеса. Объясняется это следующими факторами:
- Это дорого. Расходы на ERP-системы должны рассматриваться бизнесом как стратегическое вложение, которое сможет окупить себя только через несколько лет.
- Это долго. Внедрение всего программного комплекса может затянуться на достаточно долгий срок, который зачастую исчисляется месяцами.
- Сложность программы ERP. Это требует дополнительного обучения сотрудников, поэтому необходимо проводить тренинги, что требует дополнительного времени. Существует ещё проблема отсутствия мотивации у сотрудников к обучению, поэтому руководителю придётся искать различные способы её повышения.
- Высокие требования к оборудованию. Здесь имеется в виду не только ПК, но и серверы для хранения данных. Всё должно быть современным и надёжным, поэтому обслуживание этого оборудования — это ещё одни затраты для компании.
- Проблемы с интеграцией уже имеющейся информации. Данные из других систем не всегда можно безболезненно перенести в ERP. Для этого их нужно обработать и стандартизировать, что не всегда проходит без проблем.
CRM и ERP: основные отличия
Обе эти системы используются для автоматизации определённых процессов, но назначение у них разное.
CRM используется для управления информацией о клиентах. Система хранит данные о заявках, заключенных сделках, а также полную историю переговоров с каждым клиентом. Она автоматизирует этапы продаж, существенно упрощая работу сотрудников. С помощью CRM можно создавать наглядные отчёты о деятельности компании, оценивать KPI отдельных сотрудников и анализировать продажи.
ERP в большей степени ориентирован на контроль ресурсов компании, а также правильную организацию её деятельности. Она необходима для структурирования всей информации, а также консолидации всех отделов предприятия.
Чтобы было более наглядно, приведём сравнение ERP и CRM в виде таблицы:
Зачастую внедрить CRM намного проще, быстрее и, что очень важно, менее затратно. Хорошим решением будет сервис SberCRM, который легко адаптируется к особенностям компании, поэтому не требует какой-то сложной настройки. Внедрение проводится без привлечения программистов, при этом сама программа обладает простым и понятным интерфейсом.
Вы можете подробнее прочитать в статье о плюсах внедрения CRM. Отметим основные из них:
1. Структурирование клиентской базы. SberCRM упрощает обработку данных о клиентах. Вся информация о заказах и переписка хранится в карточке клиента. Сотрудник может за короткое время найти всю необходимую информацию о клиенте, не тратя часы на сбор документов.
2. Омниканальность. CRM позволяет выяснить предпочтения клиентов по поводу того, как им удобнее контактировать с компанией: через мессенджер, по электронной почте, телефону, в социальных сетях.
3. Автоматизация бизнес-процессов. Это позволяет снизить нагрузку на отделы продаж и маркетинга, улучшая клиентский сервис и повышая продажи.
4. Быстрая регистрация и настройка с подсказками.
5. Наглядные автоматические отчёты в виде диаграмм и графиков.
6. Оценка эффективности работы отдельных сотрудников.
Новым клиентам рекомендуем изучить тарифы на внедрение SberCRM. Базовый функционал SberCRM доступен бесплатно.