Управление транспортом и грузопотоками — сложный процесс, требующий системной работы и контроля. Упростить работу логистической компании позволят современные CRM-системы. Об особенностях выбора такого программного обеспечения расскажем далее.
Зачем нужны CRM-системы в логистике
Работа транспортных компаний связана с увеличенными объемами документооборота. Сведения о клиентах, партнерах сотрудниках, заказах и маршрутах требуют систематизации. Однако достичь этого без современных систем автоматизированного управления предприятием сложно. В результате возникают проблемы с логистикой, нарушением сроков и потери потенциальных потребителей.
Решением большинства организационных трудностей компаний по перевозке грузов станет CRM-система для логистики (от англ. customer relationship management — управление взаимоотношениями с клиентами). Она позволяет:
- Обобщать информацию. Хранить данные о работе компании необходимо в одной базе. На практике сведения о грузопотоках и клиентах вносятся в бумажные журналы, а иногда — держатся в голове менеджеров. В результате повышается риск ошибок, дублирования информации или потеря необходимых данных. CRM обрабатывают все поступающие сведения и систематизируют их. При этом для доступа к базе достаточно открыть карточку клиента и проследить всю историю заказов и взаимодействия.
- Сокращать время на обработку заказа. Сколько часов уйдет у менеджера, чтобы найти сведения о компании или частном лице в электронных таблицах? CRM-система позволит создать или найти заказ всего за пару кликов. А готовые шаблоны избавят от необходимости их повторной разработки для каждой заявки.
- Минимизировать ошибки. Серьезных трудностей в работе менеджеров обычно удаётся избежать. Но от небольших ошибок не застраховано ни одно транспортное предприятие. Предотвратить погрешности можно с помощью CRM-системы: она укажет на ошибки, не даст создать повторный документ или ускорит поиск необходимых заявок. Человеческий фактор практически исключен: большую часть рутинных задач выполняет программа, в то время, как менеджеры решают проблемные вопросы клиентов.
- Оптимизировать штат. CRM позволяет сократить число работников за счет автоматизации многих логистических операций.
- Упорядочить работу персонала. Когда задачи не четко распределены между сотрудниками, возникают сложности в их выполнении. Решить эту проблему легко с CRM-системой: устанавливайте круг вопросов для каждого менеджера, разделяйте полномочия, назначайте ответственных по заказам. А ограничения доступа защитят от утечки информации и обеспечат непрерывность работы подразделений.
- Обеспечить прозрачность поставок и усилить контроль. Заказы в системе CRM для грузоперевозок состоят из нескольких этапов: от обращения клиента до доставки ему оплаченных заказов. Руководитель отслеживает не только результаты работы компании в целом, но и деятельность каждого менеджера. Так можно оперативно выявлять слабые места, устранять проблемы и контролировать нагрузку на персонал.
На что обратить внимание при выборе CRM-системы для грузоперевозок
При выборе программы для логистической компании стоит обратить внимание на её функционал. Он должен быть достаточным для решения основных задач фирмы:
- контроля поставок,
- обработки заявок,
- управления грузовыми потоками и другими процессами.
Сегодня на рынке представлено большое количество CRM-систем: как универсальных, так и специализированных для грузоперевозок. Не спешите приобретать дорогостоящее программное обеспечение. Проанализируйте возможности сервисов: вероятно, для нужд вашей компании подойдёт и бесплатный вариант.
В числе базовых функций программ по управлению коммуникациями с клиентами:
- Интеграция с рабочим ПО. Все сведения, расчеты, факты оплаты должны сразу отражаться в отчетной документации компании. Поэтому выбирайте системы, которые позволяют автоматически перегружать данные в программы бухучета и другие используемые сервисы.
- Доступность. Интерфейс CRM должен быть понятен для большинства сотрудников: система для грузоперевозок ориентирована на специалиста со средними знаниями в области информационных технологий. Сложные в управлении и освоении сервисы потребуют дополнительной работы с персоналом, обучения коллектива.
- Удобная база поставщиков. Собирайте контакты в одном месте и работайте с карточками клиентов. Вся информация будет под рукой!
- Наглядная аналитика. Возможность автоматически формировать отчеты — одно из главных преимуществ CRM-систем. Для оценки эффективности работы подразделения или сотрудника руководителю достаточно одного клика: сервис подготовит информацию и представит её в виде схем, графиков и таблиц.
- Многоканальность. Транспортные компании получают заявки сразу из нескольких источников: с сайта, по телефону и электронной почте, в мессенджерах и социальных сетях. Чтобы исключить путаницу в обращениях клиентов, CRM должна объединять данные из любых каналов связи. Не важно, звонит человек в службу поддержки или пишет в форму обратной связи: система автоматически находит личную карточку и открывает её. Таким образом, менеджер сразу видит всю историю взаимодействия с клиентом.
Указанными достоинствами обладает сервис SberCRM. Весь процесс управления сделками разделен на этапы, а управление грузопотоками становится упорядоченным и простым. Программа не требует установки на компьютер, а для ознакомления выбирайте базовый функционал — он доступен бесплатно.
