Время — это дефицитный и невосполнимый ресурс. Необходимо научиться пользоваться им с умом, иначе можно забыть о продуктивной деятельности. Сегодня эта проблема особенно актуальна, ведь передача информации происходит все быстрее. Чтобы успевать за прогрессом важно грамотное планирование времени. Сегодня мы поговорим о составлении плана на день и разберем почему нужно планировать свои дела.
Почему планирование дня так важно?
Утро большинства людей выглядит одинаково: будильник, душ, завтрак, дорога на привычную работу. Этот минимальный план уже систематизирует нашу жизнь и позволяет не тратить время на ненужные дела по пути в офис.
Такой же план работы можно составить на весь свой день. Не нужно поминутно расписывать свои действия — достаточно определить список важных задач, отделив срочные дела от несрочных.
Составление списка на день — это основа тайм-менеджмента. И один из самых простых способов планирования, который всегда остаётся актуальным. Наличие ежедневного плана позволит эффективнее использовать своё время, а также выполнять больше важных дел за день.
Список задач
Первым этапом в составлении плана на день должен быть список задач. Сюда можно включить не только деловые встречи, но и обычные бытовые дела, вроде похода в магазин или мытья посуды.
Из собранных дел обязательно будут первоочередные. Вот несколько рекомендаций:
· Определите перечень наиболее важных дел. Можно воспользоваться принципом Парето 80/20, суть которого заключается в том, что из 10 дел есть 2, которые нужно сделать в первую очередь.
· Оставшиеся дела также нужно распределить по приоритетности.
· Список дел можно разделить на 4 основные категории: A — важные и срочные (их нужно делать в первую очередь), B — важные, но не срочные (сделать их нужно в ближайшее время), C — срочные, но не важные (делаем их в последнюю очередь), D — не срочные и не важные.
Как работать со списком?
В работе со списком дел нужно придерживаться двух основных принципов, соблюдение которых поможет вам контролировать свой распорядок дня.
Принцип №1: Список всегда должен быть на виду. Если вы составили список, то вы уже обозначили для себя необходимые дела, которые нужно сделать в течение дня. Важно иногда заглядывать в список, чтобы сверяться и напоминать себе о приоритете задач. Это нужно, чтобы не забыть о намеченных делах и посмотреть, какие из задач уже решены.
Принцип №2: Сделанные дела удаляются из списка. То, что вы уже сделали, не должно больше отвлекать вас, поэтому решённые задачи обязательно удаляются из списка. Кроме того, вы будете видеть, что всё идёт по плану, дела решаются, поэтому уровень вашей мотивации будет повышаться.
Как составить план на день: полезные советы
Будет ли ваш день продуктивным или нет, зависит от самых разных факторов: уровня самоорганизации, самочувствия, сложности поставленных задач на день. Но если вы составите подробный план, то это уже будет хорошим подспорьем для вас. Далее мы рассмотрим несколько советов, которые помогут вам в составлении плана.
Найдите оптимальное время для планирования
Планировать свой день можно в разное время суток:
1. Вечер. Предполагает составление списка дел на завтра. Такой подход хорош тем, что вы подводите своеобразные итоги прошедшего дня, на основании чего составляете перечень дел на завтра. Утром можно не тратить время на планирование, а сразу же начать выполнять задачи из своего списка.
2. Утро. Плюс этого способа в том, что вы планируете свой день на «свежую голову» и приоритет задач может измениться.
Какой из этих способов лучше — решаете только вы. Но можно порекомендовать комбинировать их: вечером составлять основной список, а утром анализировать его и вносить корректировки.
День всегда начинается с главного
Желательно самые важные дела отмечать первыми в списке. Это ваш ориентир, так вы будете сразу видеть, что нужно сделать в первую очередь.
Выполнение приоритетных задач первыми важно, потому что в течение дня могут случиться различные форс-мажорные ситуации, которые помешают вашим изначальным планам рабочего дня. А если вы самое важное сделаете в первую очередь, то более мелкие дела, которые вам сделать не удалось, можно перенести и на завтрашний день.
Лимит на выполнение задач
Некоторые дела в списке могут занимать неограниченное количество времени. К примеру, разработка сайта или уборка дома могут занять несколько часов. Проблема в том, что на выполнение других задач может попросту не хватить времени, поэтому желательно устанавливать временной лимит для каждой задачи.
Корректная формулировка задач
Правильное планирование задач предполагает их корректную формулировку. Если вы опишите их неправильно, то в процессе дня может создаться впечатление, что эти задачи являются второстепенными и их можно отложить на потом. А некоторые формулировки можно неправильно понять и заниматься работой впустую.
Вот несколько рекомендаций:
- Начало фразы — это глагол в повелительном наклонении (не «аренда квартиры», а «оплатить аренду квартиры»).
- Задача должна подразумевать конкретный результат, который в итоге можно проверить (не «прочитать книгу», а «прочитать 100 страниц за этот день»).
- Первый шаг должен быть понятным (не «сходить в магазин», а «купить курицу, чай, макароны и моющее средство»).
Группировка схожих задач
Такие задачи, как правило, требуют одинаковых усилий для своего выполнения. Они могут группироваться по виду деятельности, либо месту их выполнения.
Вот пример плана работы на каждый день:
- За компьютером: скачать приложение для редактирования фото, посмотреть отчёты в CRM-системе (customer relationship management, система управления взаимоотношениями с клиентами), отправить прайс клиенту по почте.
- На кухне: помыть посуду, рассортировать продукты в морозилке, нарезать ингредиенты для приготовления ужина.
- В офисе: дать распоряжения менеджерам, уточнить данные по вчерашней сделке, позвонить мастеру, чтобы починил кофемашину.
Большие задачи лучше разделять на мелкие
Любая большая задача предполагает несколько этапов её выполнения. К примеру, нельзя просто написать статью. Для начала вы составляете примерный план статьи, ищите информацию в интернете, подбираете иллюстрации, затем редактируете её.
Такой подход позволяет чётко спланировать ход выполнения большой задачи. Второй момент — выполнять мелкие дела проще на психологическом уровне, чем большие.
План на день: примерный шаблон
Планирование дня лучше рассмотреть на конкретном примере.
С 8:00 до 9:00. Начало утра. Проверка сообщений на телефоне и быстрые ответы (5-7 минут). Принятие душа (15 минут). Завтрак (20 минут). Сборы на работу (20 минут).
С 9:00 до 9:30. Время, которое уходит на то, чтобы добраться до работы.
C 9:30 до 12:00. Активная работа в офисе. Список обязательно должен содержать перечень конкретных дел, которые нужно сделать в первую очередь.
С 12:00 до 12:40. Время обеда.
С 12:40 до 13:00. Небольшой промежуток личного времени, которое можно провести по своему усмотрению до завершения обеда.
С 13:00 до 18:00. Продолжение работы в офисе. Здесь также нужно указать те задачи, которые вам нужно решить до завершения рабочего дня.
С 18:00 до 18:30. Дорога до дома.
С 18:30 до 19:30. Ужин.
С 19:30 до 21:00. Время для себя (изучение английского языка, прогулка с ребёнком, просмотр фильма и т.д.).
С 21:00 до 21:30. Подготовка к завтрашнему рабочему дню. Она включает составление списка дел на завтра, выбор одежды, в которой завтра нужно пойти на встречу, а также другие дела.
С 21:30 до 22:00. Принятие душа.
С 22:00 до 23:00. Подготовка ко сну. Это может быть чтение книги, разговор по телефону с другом или игра за компьютером. Главное, чтобы это помогало вам настроиться на завтрашний день.
Как составить план на неделю с помощью SberCRM?
Если вам нужно не только спланировать своё личное время, но и проконтролировать задачи по сделкам и клиентам, то воспользуйтесь SberCRM — сервисом, который легко адаптируется к особенностям компании, поэтому не требует сложной настройки. Его внедрение не требует привлечения программиста и установки какого-то специального программного обеспечения.
В SberCRM удобно поставить задачу, указать срок и контролировать ход её выполнения. Позвонить заказчику, отправить клиенту коммерческое предложение, составить отчёт о работе — эти и другие задачи автоматически появятся в расписании. Когда подойдет срок выполнения, система автоматически отправит уведомление об этом. Выбирайте подходящий тариф и опробуйте возможности системы прямо сейчас.