Когда нет уверенности в рыночной обстановке, предприятию особенно важно выбрать оптимальный вариант управления расходами.
Аренда помещений, заработная плата сотрудникам, поставки расходных материалов — эти и другие траты можно сократить при грамотном подходе со стороны руководства. Как оптимизировать расходы фирмы и остаться на плаву в кризис, расскажем в материалах статьи.
Зачем нужна оптимизация затрат на предприятии
Чтобы сохранить устойчивость на рынке у предприятия есть всего два пути: увеличивать доходность или сокращать издержки. Второй вариант — более приемлемый. Любой компании есть, что оптимизировать. Например, найти более экономичные способы производства или перейти на новый график расчетов с поставщиками.
Важно понимать, что оптимизация на сводится к простому снижению расходов фирмы. Представьте, что владелец цветочного магазина решил открыть точку продаж в другом районе. Поможет ли экономия на арендной плате повысить прибыль? Не факт, если население района не является целевой аудиторией компании.
Задача руководителя — найти такой способ распределения расходов, который будет выгодным в текущих рыночных условиях. Проще говоря, улучшить производственные процессы без потери качества продукции.
План оптимизации расходов: с чего начать работу руководителю
Просто отказаться от определенных услуг или закупить дешевые материалы — не лучший выход для развития бизнеса. Главная цель оптимизации — сохранить качество продукции и сервиса при меньших издержках. Добиться этого позволит комплексный анализ работы организации, поиск и устранение её слабых мест.
Прежде всего составьте пошаговый план действий. Помните, что процесс может занять от нескольких недель до нескольких месяцев. Приготовьтесь к постепенным, но серьезным изменениям. Алгоритм подготовки и перехода к новой системе работы предприятия включает в себя следующие этапы:
1. Обобщение расходов. На что вы тратите средства в ходе ведения бизнеса? Прежде, чем урезать расходы, необходимо понимать их структуру. Для этого обратитесь к отчетной документации и статистике.
Соберите все расходы за прошедшие месяцы в единые таблицы. Информация за всю историю существования компании не понадобится: ограничьтесь последними шестью месяцами. Подготовьте отчеты о движении денежных средств, где будут подробно отражены все существенные статьи расходов и доходов.
Упростить сбор данных о работе фирмы помогут электронные базы данных и CRM-системы компании. Сведения достаточно легко выгрузить и проводить их дальнейший анализ.
2. Группировка расходов. Если вы не располагаете готовыми отчетами или системами учета, то траты фирмы придется дополнительно группировать. Например, объединить покупку новых компьютеров и факсов в статью «Закупка оборудования». В результате вы получите основные направления расходования средств предприятия — зарплата сотрудникам, аренда, налоги и сборы, реклама, закупка основных и вспомогательных материалов.
Совет. Для каждой потраченной суммы подберите подходящую статью в отчетах. Так вы упростите анализ данных.
3. Сегментация расходов. Траты компании можно разделить на две большие группы: постоянные и переменные. Первая группа включает расходы, которые не зависят от внешних факторов и эффективности бизнеса. Например, арендная плата, налоги и зарплата сотрудникам — их необходимо выплачивать вне зависимости от текущего состояния и доходов компании. Переменные расходы зависят от объемов продаж фирмы. Например, закупка расходных материалов.
Что дает сегментация трат компании? Вы получаете общую картину расходов и можете более эффективно ими управлять. В первую очередь старайтесь минимизировать постоянные траты. Например, отказаться от аренды нерентабельных помещений или части персонала.
Регулировать переменные расходы проще: можно найти новых поставщиков, скорректировать ассортимент, перейти на пост-оплату комплектующих или оформить их в рассрочку.
4. Определение крупных статей расходов. В каждой выделенной группе найдите самые значительные траты. Например, львиную долю постоянных расходов может составлять зарплата персонала и аренда помещений. Урезать их не всегда получится, но найти способ оптимизировать — наверняка можно.
Например, для функционирования компании вам необходимы складские помещения. При этом их аренда непомерно высока. Как решить эту проблему? Поищите альтернативу — склады у другого арендатора с меньшей арендной платой или возможностью ее погашения в рассрочку.
Помните — 20% усилий дают 80% результата согласно закону Парето. Приложите усилия к наиболее значимым составляющим расходов, чтобы провести оптимизацию максимально быстро и эффективно.
5. Детальный анализ расходов. Не ограничивайтесь оптимизацией крупных статей расходов. Обязательно изучите все траты и примите решение по каждой из них:
а) можно ли отказаться от расходов?
б) можно ли сократить расходы по данной статье?
в) насколько допустимо предельное снижение расходов?
По итогам вы получите полную картину финансового состояния компании. К тому же детальное изучение условий работы с поставщиками и партнерами поможет найти более выгодные варианты для вашего бизнеса.
Вредные советы руководителям: как нельзя проводить оптимизацию затрат в организации
Быстро — не значит качественно. Эта истина как нельзя лучше подходит к процессам оптимизации расходов компании. В стремлении к минимизации издержек руководители часто совершают ошибки. Предлагаем рассмотреть их, чтобы не допустить в собственной деятельности:
1. Сокращение штата. Экономия на персонале редко приносит ожидаемый результат. Оставшиеся сотрудники вынуждены выполнять тот же суммарный объем работ. Нагрузка на менеджеров увеличивается, а эффективность — падает.
Решение — повышение квалификации специалистов. Вкладывайте средства в обучение сотрудников, чтобы усилить их мотивацию.
2. Снижение фонда заработной платы. Станет ли менеджер работать в полную силу, если платить ему меньше? Премии, стимулирующие выплаты, надбавки — необходимый элемент системы мотивации персонала. Отказаться от них — значит потерять ценных специалистов.
3. Экономия на продукте. Печете торты на заказ и ищете способы оптимизации расходов? Первое, что приходит на ум владельцам бизнеса — заменить дорогостоящие позиции на более дешевые аналоги. Например, вместо качественного шоколада перейти на глазурь.
Такой подход обречен на провал. Вы не только снизите качество продукции, но и потеряете постоянных клиентов. Помните, потребитель готов платить больше, если уверен в товаре или услуге.
4. Уменьшение бюджета на маркетинг. Снижение расходов на рекламу не всегда оправдано. Работа с целевой аудиторией — это источник ценных сведений для компании. Поэтому выделение меньших сумм на маркетинговые цели не даст результата. Лучше определите наиболее эффективные рекламные каналы и направьте усилия на их развитие.
Помните, что расходы могут стать дополнительным ресурсом организации. Главное — правильно ими распорядиться.
Как сократить расходы компании в кризис — рабочие инструменты и методы для бизнеса
Практически каждая компания может столкнуться с кризисной ситуацией. Первое правило здесь — не паниковать. Изучите федеральные и региональные меры поддержки бизнеса. Например, воспользуйтесь кредитными каникулами или получите займ на льготных условиях.
Однако самый простой способ — пересмотреть собственные бизнес-процессы. Наверняка один из механизмов оптимизации расходов поможет вашей компании сохранить позиции на рынке и найти ресурсы для дальнейшего развития.
Переведите часть сотрудников на удалённую работу
Такой подход поможет сэкономить на аренде офисных помещений и расширить возможности компании в области подбора кадров. Установите системы управления бизнес-процессами для контроля за персоналом. При этом вы получите дополнительные возможности развития — сможете принимать на работу квалифицированных сотрудников из других городов.
Широкий штат отнимает без того незначительный доход фирмы? Подумайте о передаче части функционала приглашенным специалистам. Аутсорсинг (от англ. outsourcing — использование сторонних ресурсов) позволяет делегировать выполнение задач внешним исполнителям.
Например, иметь собственного бухгалтера или юриста в штате — довольно дорогое удовольствие. Удобнее привлекать сторонних специалистов для выполнения таких работ. Вместо ежемесячной заработной платы вы будете оплачивать стоимость фактически выполненных работ.
Площадь меньше, доход больше
Ваш офис занимает несколько этажей бизнес-центра? В условиях кризиса такой размах вряд ли будет оправдан. Выберите помещение поскромнее: откажитесь от предметов роскоши — просторных кабинетов, комнат отдыха, фойе. Реально оцените собственные потребности. Например, поищите офис в том же районе, но меньшей площади.
Снизить расходы на арендную плату можно за счет смены локации. Аналогичное помещение в другом районе может обойтись дешевле. Однако стоит оценить риски подобного решения: переносить офис страховой компании или элитный спортзал в спальный район — значит потерять часть прибыли. Проходимость в таких зонах будет ниже по сравнению с центром города.
Как сократить расходы крупной компании на аренду? Закрыть часть торговых точек и представительств. В трудных рыночных условиях имеет смысл развивать ограниченное число филиалов. Откажитесь от тех из них, которые не приносят реальной прибыли.
Экономия на производстве
Увеличить объемы производства и снизить себестоимость можно даже в условиях кризиса. Обновите оборудование — отдайте предпочтение современным моделям с большей производительностью. Так вы снизите расходы на электроэнергию и обслуживание техники. Если собственных средств на модернизацию недостаточно, воспользуйтесь льготным кредитом или услугами лизинговых компаний.
Кооперация или коллаборация
Попробуйте объединиться с партнерами и поставщиками, чтобы устоять в сложный для бизнеса период. Так, можно договориться о проведении совместных рекламных кампаний и мероприятий. В результате вы не только напомните о себе потребителям, но и расширите клиентскую базу.
Второй вариант сотрудничества — работа над оптимизацией поставок. Попробуйте договориться о льготных условиях закупки материалов — скидках или рассрочке платежей.
Зарплата как мотивация сотрудников
Как заставить каждого менеджера работать в полную силу? Один из вариантов — вести коэффициенты эффективности. Перейдите на новые способы распределения фонда оплаты труда: премии и надбавки оставьте для сотрудников, которые показывают высокие результаты.
Принцип работы прост: вы вводите минимальный базовый оклад для всех работников. Большая часть зарплаты формируется на основе процентов от продаж, надбавок и премий. Чем лучше работал сотрудник, тем выше он будет оценен.
Информатизация и автоматизация
Кризис — отличный повод пересмотреть процессы управления бизнес-процессами. Перейдите на электронный документооборот, установите программы для планирования и контроля работы подразделений, автоматического формирования отчетности. Автоматизация позволит оптимизировать:
- логистику — вы точно знаете наличие продукции на складе, вовремя реализуете остатки и закупки.
- работу с клиентами — всегда оставайтесь на связи с потребителями, не привлекая дополнительных менеджеров. Просто установите чат-бот, виджеты или настройке автоматические рассылки в соцсетях и электронной почте.
- документооборот — создавайте договоры и счета прямо в программе, заверяйте их цифровой подписью и моментально отправляйте партнерам и клиентам.
- управление кадрами — с помощью CRM (от англ. customer relationship management — управление взаимоотношениями с клиентами) ставьте задачи, отслеживайте их выполнение сотрудниками. Передайте рутинные дела программам, чтобы освободить время менеджеров на общение с потребителями и решение более сложных вопросов.
- аналитику — ведение бухгалтерской документации, оценка рентабельности и объемов продаж, составление отчетов будет проще, если доверить эти функции CRM-системе.
Начать оптимизацию затрат предприятия можно с подключения сервиса SberCRM. Система гибко адаптируется к потребностям бизнеса и не требует привлечения программистов для настройки и обучения персонала.
Преимущества SberCRM для бизнеса:
- автоматическая настройка воронок продаж,
- удобное ведение клиентской базы,
- возможность общения с потребителями по нескольким каналам связи,
- отслеживание основных показателей бизнеса.
Подключить тариф «Расширенный» и оценить возможности сервиса бесплатно можно до 31 декабря 2022 года.